يسرنا أن نعلن عن أحدث إضافة إلى حلول إدارة الوقت وهي ميزة "حركات الدوام غير المسجلة".
قمنا بتطوير حل للتعامل مع مشكلة حركات الدوام غير المسجلة للموظفين أثناء فترات عملهم. من خلال هذه الميزة المبتكرة، يمكنكم أن تودعوا الإحباطات المتعلقة بتعديل السجلات يدوياً وأوقات الدوام غير الدقيقة.
بفضل ميزة "حركات الدوام غير المسجلة"، يمكن للموظفين الآن تقديم طلب لإضافة الوقت الذي لم يسجلوه. بمجرد تقديم الطلب، سيتم إرساله لعملية الموافقة، حيث سيتم قبوله أو رفضه من قبل لجنة الموافقة. إذا تمت الموافقة عليه، سيتم إضافة حركات الدوام غير المسجلة إلى سجل الدوام للموظف وسيتم تعديل ساعاته وفقاً لذلك.
TABLE OF CONTENTS
كيفية تفعيل ميّزة حركات الدوام غير المسجلة
قائمة المستخدم ← تفضيلات النظام ← تهيئة الوقت ← تتبع الحضور وحركات الدوام ← إعدادات تتبع الدوام والوقت
لتفعيل هذه الميّزة، تم إضافة القسم الجديد "حركات الدوام غير المسجلة" إلى صفحة إعدادات تتبع الدوام والوقت أسفل قسم تتبع الحضور باستخدام الموقع الجغرافي. قم بتفعيل الخيار السماح للموظفين بطلب تسجيل حركات الدوام غير المسجلة. فور تفعيل هذا الخيار، سيصبح بإمكان الموظفين طلب تسجيل أي حركات لم يتم تسجيلها. يمكن لمسؤول الحساب جعل الملاحظات أو المرفقات إلزامية عند تقديم طلب تسجيل حركة دوام غير مسجلة.
كما وتم إضافة حقل جديد وهو الحد الأقصى لعدد الأيام لطلب تسجيل حركات الدوام غير المسجلة والذي يتيح لمسؤول الحساب تحديد عدد الأيام التي يجب أن يتم في غضونها طلب تسجيل حركة الدوام غير المسجلة.
سيظهر هذا الحقل فقط في حال تم تفعيل الخيار "السماح للموظفين بطلب تسجيل حركات الدوام غير المسجلة". ستكون القيمة الافتراضية للحقل 30 يوم، علماً بأن الحد الأدنى يوم واحد والحد الأعلى 90 يوم.
ملاحظة: يمكن إضافة أرقم صحيحة فقط في حقل الحد الأقصى لعدد الأيام لطلب تسجيل حركات الدوام غير المسجلة.
إعدادات سلاسل الموافقات على طلبات تسجيل حركات الدوام غير المسجلة
إعدادات الموافقات
قائمة المستخدم ← تفضيلات النظام ← تهيئة إدارية ← الموافقات ← إضافة نموذج موافقات
تم إضافة النوع "حركة الدوام غير المسجلة" إلى القائمة المنسدلة لحقل نوع الحركة في صفحة "إضافة نموذج موافقات". يتضمن هذا النوع 3 أنواع من الطلبات: حركة دخول غير مسجلة، حركة خروج غير مسجلة، حركة دخول وخروج غير مسجلة.
بالإضافة إلى نوع الحركة "حركة الدوام غير المسجلة"، لقد قمنا أيضاً بتحسين الأنواع الفرعية للحركات من خلال إضافة كافة مناوبات العمل (على مستوى الفرع). بحيث أصبح بإمكان مسؤولي الحساب إنشاء نماذج موافقات لمناوبات عمل محددة.
يمكن لمسؤولي الحساب إنشاء نماذج موافقات لموقع عمل أو دائرة أو قسم أو مشروع رئيسي أو منصب أو موظف محدد.
عند القسم "الأشخاص الذين سيتم إشعارهم"، يمكن لمسؤولي الحساب اختيار المستخدمين الذين ستصلهم إشعارات متعلقة بطلب تسجيل الحركة غير المسجلة.
كباقي الطلبات على النظام، سيتم إرسال الإشعارات ورسائل البريد الإلكتروني إلى لجنة الموافقات عند استلام الطلب وعند اتّخاذ لجنة الموافقات لأي إجراء.
طلب تسجيل حركة غير مسجلة وعرض سجلات الحضور
القائمة الرئيسية ← إدارة الوقت ← تتبع الحضور وحركات الدوام ← سجل حركات الدوام ← حركات دوامي
كما وقمنا بتحسين صفحة سجل حركات الدوام والقسم حركات دوامي. يزوّد هذا التحديث الموظفين بتجربة مستخدم مميّزة مما يتيح لهم عرض سجل حركات دوامهم وطلب تسجيل الحركات غير المسجلة بكل سهولة.
تم إجراء التغييرات والتحسينات التالية:
عمود الحالة الجديد
قمنا بإضافة عمود جديد إلى الجدول بحيث يعرض حالة كل حركة دوام. تنقسم الحالة إلى نوعين: مكتملة وغير مكتملة.
ملاحظة: بالنسبة لمناوبات العمل العادية والمرنة وجداول المناوبات، فيجب أن تتضمن الحركة فترة دوام كاملة (تسجيل دخول وتسجيل خروج) وإغلاق كافة حركات الدوام الأخرى (مثل استراحة الغذاء أو التدخين) لاعتبار حالة الحركة مكتملة. أما في حالة مناوبات العمل المقسّمة، فيجب أن يتضمن كل قسم من المناوبة على فترة دوام كاملة (تسجيل دخول وتسجيل خروج) وأن يتم إغلاق كافة حركات الدوام الأخرى لاعتباره مكتمل.
تعتبر حركة الدوام غير مكتملة في حال لم يتم تسجيل الدخول أو الخروج أو في حال لم يتم إنهاء حركات الدوام الأخرى خلال فترة الدوام (مثل استراحة الغداء واستراحة التدخين). بالنسبة لمناوبات العمل المقسّمة، في حال لم يتم تسجيل الدخول أو الخروج أو لم يتم إغلاق حركات الدوام الأخرى في أحد أقسام المناوبة فسوف تعتبر غير مكتملة.
حركات الدوام التي تتضمن تفاصيل تم إنشاؤها تلقائياً من خلال مستورد حركات الدوام ستعتبر غير مكتملة أيضاً، وذلك لأنها تشير إلى وجود حركات دوام غير مسجلة، وسيكون بإمكان المستخدم طلب تعديلها.
ملاحظة: مع هذا الإصدار، سيكون عمود الحالة الجديد مرئياً لسجلات الحضور في آخر 30 يوم. سيتم عرض السجلات الأقدم على أنها مكتملة.
تحسين خانات البحث
تتضمن خانات البحث الجديدة الحقول التالية: تاريخ الحضور والحالة وموثوق. ستمكّن هذه الميزة الموظفين من البحث بسرعة عن سجلات الحضور وتصفيتها بناءً على متطلباتهم.
الترتيب
يتم ترتيب صفحة سجل حركات الدوام حالياً بناءً على تاريخ الحضور، من الأحدث للأقدم.
طلب تسجيل حركات الدوام غير المسجلة:
لطلب تسجيل حركة دوام غير مسجلة، انقر الزر "طلب تسجيل حركة دوام غير مسجلة" الموجود بجانب كل حركة دوام في عمود الإجراءات.
بعد نقر الزر "طلب تسجيل حركة دوام غير مسجّلة"، قم بتعبئة الحقول التالية:
تاريخ حركة الدوام: وهو تاريخ اليوم الذي لم يتم فيه تسجيل حركة الدوام. سيتم تعبئة هذا الحقل تلقائياً بناءً على سجل حركة الدوام المحددة وسيتم إبطال تفعيله.
حركات الدوام غير المسجلة المقترحة: سيظهر في هذا الحقل تفاصيل الحضور وكافة حركات الدوام غير المسجلة الممكنة. كما وسيصبح الزر "+إضافة الوقت" متاح لكل حركة دوام غير مسجلة.
+ إضافة حركة دوام غير مسجلة مخصصة: سيتيح هذا الزر للمستخدمين إضافة حركات دوام مخصصة، بعيداً عن الحركات المقترحة، وبالتالي سيتم فتح الحقول التالية:
تفاصيل حركة الدوام: سيظهر في هذا الحقل كافة التفاصيل المتعلقة بحركة الدوام المختارة.
حركة الدوام: يتضمن هذا الحقل كافة حركات الدوام الفعّالة المرتبطة بنوع حركة الدوام (تسجيل دخول، تسجيل خروج، استراحة، استراحة غداء، إلخ).
الوقت: وقت حركة الدوام المطلوب تسجيلها.
*عند اختيار حركة الدوام، سيتم فتح حقل اختياري يتيح للمستخدمين إضافة حركة دوام إضافية.
الملاحظات: سيسمح هذا الحقل للمستخدمين بإضافة ملاحظات إلى طلباتهم. ستظهر رسالة إذا كانت الملاحظات إلزامية.
المرفقات: سيسمح هذا الحقل للمستخدمين بإضافة مرفقات إلى طلباتهم. ستظهر رسالة إذا كانت المرفقات إلزامية.
ملاحظة: الزر "+ إضافة حركة دوام غير مسجلة مخصصة" لن يكون متاح للسجلات غير المكتملة التي لا تتضمن تفاصيل حركات الدوام.
بالنسبة لسجلات حركات الدوام المكتملة، سيكون بإمكان المستخدمين طلب تسجيل حركة دوام غير مسجلة مخصصة فقط، إذ لن يكون هناك أية حركات مقترحة.
ملاحظة: سيتم تعطيل الزر "طلب تسجيل حركة دوام غير مسجلة" في حال لم يتم تعيين أي مناوبة عمل للموظف أو في حال كانت حركة الدوام المختارة تتجاوز الحد الأقصى لعدد الأيام لتقديم طلب تسجيل حركة دوام غير مسجلة.
*ملاحظة: سيتم إنشاء سجلات حضور فارغة تلقائياً لكافة الموظفين كل يوم مع بعض الاستثناءات:
عطل نهاية الأسبوع في إعدادات مناوبات العمل
العطل الرسمية
الموظفون الذين لم يتم تحديد مناوبات عمل لهم
الموظفون الذين تمت الموافقة على إجازاتهم (باستثناء المغادرات)
الإجازات في جدولة المناوبات
بالإضافة إلى ذلك، في حال لم يتم استخدام حلول إدارة الوقت لمدّة أسبوع أو أكثر في الفرع، فلن يتم إنشاء أي سجلات حضور، سيستكمل النظام إنشاء سجلات جديدة عند العودة إلى استخدام حلول إدارة الوقت.
لن يكون لدى مسؤولي النظام الرئيسيين ومسؤولي الموارد البشرية زر الطلب وذلك لأنه بإمكانهم إضافة أو حذف تفاصيل الحضور من خلال صفحة إدارة سجلات الحضور.
الموافقة على أو رفض طلبات تسجيل حركات الدوام غير المسجلة
قائمة المستخدم ← موافقاتي
في صفحة موافقاتي، تم إضافة قسم جديد وهو "حركات الدوام غير المسجلة" لتبسيط عملية الموافقة على أو رفض طلبات تسجيل حركات الدوام غير المسجلة التي تم تقديمها من قبل الموظفين.
عند النقر على علامة التبويب "حركات الدوام غير المسجلة"، انقر الزر "عرض" الموجود بجانب اسم الموظف المطلوب. ستظهر بعد ذلك شاشة توضّح كافة التفاصيل المطلوبة، بما في ذلك سلسلة الموافقات.
يمكن للجنة الموافقات الموافقة على أو رفض الطلب في أسفل الصفحة. كما وستصبح هذه الأزرار متاحة للإجراءات الجماعية والتي ستظهر فقط في حال قام المستخدم باختيار حركة أو أكثر.
كما وتم إضافة خانات بحث جديدة إلى قسم "حركات الدوام غير المسجلة" بما في ذلك اسم الموظف وتاريخ الحضور وإجرائي (قيد الموافقة أو مقبولة أو مرفوضة أو ملغاة أو تم تخطّيها) والحالة (قيد الموافقة أو مقبولة أو مرفوضة أو ملغاة) وتاريخ الطلب وتاريخ الاستلام.
عرض طلبات تسجيل حركات الدوام غير المسجلة
القائمة الرئيسية ← إدارة الوقت ← طلباتي لتسجيل حركات الدوام غير المسجلة
قمنا أيضاً بإضافة صفحة جديدة إلى حلول إدارة الوقت، بحيث تتيح للموظفين عرض كافة طلباتهم المتعلقة بتسجيل حركات الدوام غير المسجلة.
انقر الزر "عرض" لعرض كافة تفاصيل الحركة وسحب أية حركات قيد الانتظار.
ملاحظة: تم تغيير صفحة "حركات دوامي" إلى "طلبات إجازاتي"، بحيث يمكن للموظفين من خلال هذه الصفحة إدارة وعرض كافة طلبات إجازاتهم.