إعادة تصميم وتحسينات على خطابات الموارد البشرية
يسعدنا أن نعلن عن إطلاق تحسينات وإعادة تصميم ميزة خطابات الموارد البشرية. تم إعادة تصميم هذه الميزة لتسهيل الطريقة التي تدير بها خطابات الموارد البشرية وتوثيق الخطابات الرسمية الخاصة بمنشأتك.
مع ميزة خطابات الموارد البشرية، يمكنك الآن إنشاء وإدارة العديد من خطابات الموارد البشرية دون عناء، مما يوفر لك الوقت والجهد. سواء كانت رسائل إثبات التوظيف أو خطابات الترقية أو رسائل التنبيه أو أي خطاب آخر متعلق بقسم الموارد البشرية، توفر لك هذه الميزة نماذج قابلة للتخصيص وواجهة سهلة الاستخدام لإنشاء الرسائل وتعديلها ومشاركتها بسلاسة.
TABLE OF CONTENTS
كيفية إضافة فئة جديدة
القائمة الرئيسية ← الوثائق ← خطابات الموارد البشرية ← الفئات
يمكن للمستخدم (مسؤول النظام ومسؤول الموارد البشرية والمسؤول المالي) إضافة فئات جديدة لخطابات الموارد البشرية من خلال صفحة الفئات. لإضافة فئة جديدة، انقر الزر "إضافة فئة جديدة". ستظهر بعد ذلك الشاشة الموضّحة أدناه، حيث عليك إدخال اسم الفئة باللغتين العربية والإنجليزية واختيار تصنيف الفئة (إيجابي، محايد، سلبي)، ومن ثم انقر الزر "إضافة".
فور إضافة أي فئة جديدة، يمكنك تعديلها من خلال نقر الزر "تعديل". كما ويمكنك حذف الفئة في حال لم تكن مربوطة بأية نماذج حتى الآن. في حال كانت الفئة مرتبطة بإجراء تأديبي، لا يمكن تعديل التصنيف، حيث يجب أن يبقى سلبي.
كيفية إضافة نموذج جديد
القائمة الرئيسية ← الوثائق ← خطابات الموارد البشرية ← النماذج
يمكن للمستخدم (مسؤول النظام ومسؤول الموارد البشرية والمسؤول المالي) إدارة النماذج من خلال هذه الصفحة. تعرض صفحة نماذج خطابات الموارد البشرية نوعين من نماذج خطابات الموارد البشرية: النماذج الافتراضية من ZenHR والنماذج المخصصة، مع إجراءات محددة لكل منها. يمكن عرض النماذج المخصصة كبطاقات أو كجدول.
ستظهر كلمة "مسودة" قبل اسم النموذج في حال كان الخطاب مسودة.
تظهر النماذج الافتراضية من ZenHR في أعلى الصفحة، تكون هذه النماذج مضافة من قِبل ZenHR. يمكن اتّخاذ إجراءين على هذه النماذج، فمن خلال تحريك الفأرة فوق البطاقات، سيظهر الزرين "استخدم النموذج" و "عرض مسبق".
انقر الزر "استخدم النموذج" لإكمال إنشاء النموذج، بمجرد اكتماله يمكنك تعديل النص وإضافة أي متغيرات ضرورية. فور حفظ النموذج، سيبدأ في الظهور في قسم النماذج الافتراضية. انقر الزر "عرض مسبق" لعرض النموذج على صفحة جديدة بصيغة pdf.
عند القسم النماذج المخصصة، يمكن للمستخدم عرض النماذج التي تم إنشاؤها أو مشاركتها مع هذا الفرع. لكل نموذج مجموعة من الإجراءات التي يمكن اتّخاذها، وتختلف هذه الإجراءات اعتماداً على ما إذا كان النموذج منشور أم مسودّة.
عند نشر النموذج، يصبح بإمكانك استخدامه وإرساله للموظفين وتعديله وحذفه في حال لم يتم استخدامه.
في حال كان النموذج مسودّة، يمكن فقط للمستخدم (الشخص الذي قام بإنشائه) حذف أو تعديل النموذج.
ملاحظة: تعتبر النماذج قيد الاستخدام في حال تم إرسال خطاب موارد بشرية باستخدام النموذج أو في حال كان النموذج مربوط بإجراء تأديبي.
يمكن إنشاء نموذج جديد تماماً من خلال نقر الزر "إنشاء نموذج جديد"، ثم سيتم فتح صفحة منشئ النماذج، حيث عليك إدخال التفاصيل الضرورية للنموذج الجديد. أدخل اسم النموذج باللغتين العربية والإنجليزية واختر تصنيف النموذج وأدخل الوصف بكلا اللغتين.
اختر الفروع التي سيظهر فيها النموذج والأشخاص الذين سيتم إخطارهم في كل فرع.
انقر الزر "إضافة المزيد من الفروع" لإضافة فروع أخرى وأشخاص مرتبطين بهذه الفروع ليتم إخطارهم. كما ولا يمكن حذف الفرع الذي تم إنشاء نموذج خطاب الموارد البشرية فيه.
سيتضمن الحقل "الموظفين الذين سيتم إخطارهم" قائمة بجميع الموظفين في الشركة مجمعين حسب الفرع بالإضافة إلى قائمة "الأطراف الأخرى" والتي تتضمن (المدير المباشر، المدير المباشر درجة 2، المدير المباشر درجة 3، المشرف، مسؤول الموافقات، والمسؤول المالي). سيتم إخطار الموظفين المضافين في هذا الفرع في عدّة حالات؛ عندما تتغير حالة تأكيد خطاب الموارد البشرية (تأكيد أو رفض أو غير صالح أو تم تأكيده تلقائياً) أو عندما يتم إنشاء الخطاب من خلال إجراء تأديبي أو عندما يقوم أحد الموظفين بإنشاء خطاب موارد بشرية.
يمكن للمستخدم أيضاً تحديد ما إذا كان يريد السماح للموظفين بإنشاء خطابات الموارد البشرية بأنفسهم من خلال صفحة "خطاباتي"، وفي حال كان الموظفين مضافين في "الأشخاص الذين سيتم إخطارهم"، سيتم إخطارهم بهذا الإجراء.
يمكن للمستخدم أيضاً إضافة ما إذا كان يجب أن يكون هناك تأكيد على خطاب الموارد البشرية والمدة التي يتعين على الموظف فيها تأكيد خطاب الموارد البشرية. سيحظى الموظفون بفترة زمنية معينة قبل تأكيد خطاب الموارد البشرية أو إبطاله تلقائياً. سيتم تأكيد الخطابات السلبية تلقائياً، وستصبح الخطابات الإيجابية أو المحايدة غير صالحة تلقائياً.
ملاحظة: سيتضمن النموذج تأكيد فقط في حال تم تفعيل الخيار "لا" عند "السماح للموظفين بإنشاء خطاب الموارد البشرية هذا من خلال صفحة خطاباتي".
عند إنشاء نموذج للمرة الأولى، سيتم حفظ النموذج كمسودة حتى يقوم المستخدم بنشره في صفحة التعديل.
بمجرد إنشاء النموذج، سيتم فتح صفحة التعديل، حيث يمكنك كتابة نموذج خطاب الموارد البشرية وإدخال المتغيرات باللغتين العربية والإنجليزية إلى النموذج. كما قمنا بإضافة خيار تقسيم الصفحة إلى جهتين أفقياً أو عمودياً في صفحة التعديل.
انقر الزر "معاينة" لعرض النموذج على صفحة جديدة بصيغة pdf. انقر الزر "إبقائها كمسودة" لحفظ النموذج كمسودة يمكن تعديلها لاحقاً. عند نقر الزر "نشر" سيتم إضافة النموذج إلى قسم النماذج المخصصة.
يمكن للمستخدم اتّخاذ العديد من الإجراءات على نماذج خطابات الموارد البشرية.
المسودّات:
معاينة: يتم فتح الخطاب في صفحة جديدة بصيغة pdf مع المتغيرات (غير مملوءة).
نشر: يتم نقل النموذج من المسودات إلى النماذج المخصصة.
تعديل: تعديل وتغيير متغيرات خطاب الموارد البشرية.
حذف
مفضّلة
منشور (ليست مسودّة):
معاينة: يتم فتح الخطاب في صفحة جديدة بصيغة pdf مع المتغيرات (غير مملوءة).
إرسال: إرسال خطاب إلى أحد الموظفين.
حذف
مفضّلة
لا يمكن حذف نموذج خطاب الموارد البشرية في حال كان مربوط بخطاب موارد بشرية أو بإجراء تأديبي. لا يمكن أيضاً تغيير نموذج خطاب الموارد البشرية من ليس مسودّة إلى مسودّة (غير منشور) في حال كان النموذج مربوط بخطاب موارد بشرية ولم يكن المستخدم هو منشئ الخطاب.
يمكن نسخ النموذج من فرع لآخر من خلال نقر الزر "نسخ من فرع آخر"، سيتم بعد ذلك فتح شاشة تتيح للمستخدم اختيار النموذج الذي يرغب بنسخه والفرع الذي يتواجد فيه النموذج حالياً. بعد نقر الزر "نسخ"، سيتم إعادة توجيه المستخدم إلى منشئ النماذج ليتم تعبئة كافة المعلومات باستثناء الفئة. في حال كان هناك أي متغيرات غير موجودة في الفرع الذي تم نسخ النموذج إليه ولكنهم كانوا موجودين في النموذج الأصلي، سيتم إظهارهم باللون الأحمر في صفحة التعديل.
إدارة خطابات الموارد البشرية
القائمة الرئيسية ← الوثائق ← خطابات الموارد البشرية ← إدارة خطابات الموارد البشرية
في هذه الصفحة سيتمكن المستخدم (مسؤول النظام ومسؤول الموارد البشرية والمسؤول المالي) من عرض جميع خطابات الموارد البشرية الخاصة بالموظفين والخاصة به أيضاً. تتيح هذه الصفحة للمستخدم تتبع كافة خطابات الموارد البشرية المنشأة من قبل الموارد البشرية (مسؤولي النظام) أو الموظفين نفسهم أو من خلال الإجراءات التأديبية وكافة التفاصيل.
يمكن للمستخدم في هذه الصفحة تتبع تفاصيل خطابات الموارد البشرية والحالة وحالة التأكيد والشخص الذي قام بإنشائها. يظهر عمود "الحالة" حالة الخطاب (أرسلت، تم مشاهدتها، قيد الانتظار، فشل في الإرسال). تُظهر حالة التأكيد ما إذا كان الخطاب مؤكد أو مرفوض أو مؤكد تلقائياً أو غير صالح أو مطلوب.
كما ويمكن للمستخدم الوصول إلى صفحة النماذج من خلال نقر الزر "النماذج" الموجود في صفحة إدارة خطابات الموارد البشرية.
ملاحظة: عند تحريك الفأرة فوق أي حالة، سيظهر لك كافة الأشخاص الذين تم إخطارهم بهذا الخطاب.
إن العمود "أنشئ من قبل" سيتضمن اسم الموظف الذي أنشأ هذا الخطاب، ولكن سيظهر في العمود كلمة "إجراء تأديبي" في حال تم إنشاء الخطاب من خلال إجراء تأديبي.
انقر الزر "إجراء تأديبي" لعرض كافة التفاصيل (قانون الإجراء التأديبي وبند الإجراء التأديبي ونوع الاقتطاع ويسقط بعد).
ملاحظة: يمكن للمستخدم عرض وحذف أية خطابات باستثناء الخطابات التي يتم إرسالها من قبل موظف آخر.
إرسال خطابات الموارد البشرية
يمكنك إرسال خطابات الموارد البشرية للموظفين من خلال نقر الزر "إرسال خطاب الموارد البشرية"، ثم قم بإدخال اسم الموظف والنموذج الذي تود إرساله وتاريخ النفاذ وتاريخ الانتهاء.
لعرض خطاب الموارد البشرية قبل إرساله، انقر الزر "معاينة". سوف يستلم الموظف خطاب الموارد البشرية كبريد إلكتروني وإشعار في تطبيق ZenHR للجوّال، مع رابط يقود الموظف للخطاب.
خطاباتي
القائمة الرئيسية ← الوثائق ← خطابات الموارد البشرية ← خطاباتي
في صفحة "خطاباتي"، يمكن للموظف العثور على كافة خطابات الموارد البشرية المنشأة من قبله وكافة الخطابات المرسلة إليه. سيظهر الجدول تفاصيل خطابات الموارد البشرية التالية: النموذج، الفئة، التصنيف، حالة التأكيد، أنشئت من قبل، أنشئت بتاريخ، تاريخ النفاذ، الإجراءات.
في حال كان هناك أي خطابات موارد بشرية قيد الانتظار، فسيظهر لك رسالة أعلى الجدول تعلمك بوجود خطابات موارد بشرية قيد التأكيد. انقر الزر "إظهار الكل" لمشاهدة كافة خطابات الموارد البشرية قيد الانتظار في الجدول.
كما ويمكنك من خلال هذه الصفحة إنشاء خطاب موارد بشرية من خلال نقر الزر "إنشاء خطاب الموارد البشرية". ثم قم بإدخال كافة المعلومات الضرورية للنموذج بناءً على وصف النموذج. يمكنك معاينة نموذج خطاب الموارد البشرية قبل نشره، علماّ بأنه سيتم تحديد تاريخ النفاذ تلقائياً على أنه تاريخ اليوم الحالي. عند نقر الزر "إنشاء" سيتم إرسال خطاب الموارد البشرية للموظف عبر البريد الإلكتروني وكإشعار. سيصل الأشخاص الذين سيتم إخطارهم رسالة بريد إلكتروني وإشعار.
في حال كان الخطاب قيد الانتظار، انقر الزر "اتّخذ إجراء"، ثم سيظهر الخطاب بصيغة pdf، بحيث يمكنك عرضه قبل التأكيد. انقر "تأكيد" أو "رفض" في أعلى الصفحة.
خطابات الموارد البشرية السلبية:
خطابات الموارد البشرية المحايدة أو الإيجابية:
في حال تم رفض خطاب موارد بشرية، فسيتم طلب سبب الرفض.
