الوثائق

تتيح حلول الوثائق في ZenHR للمستخدمين ومسؤولي الحساب إمكانية إدارة وتنظيم الوثائق المتعلقة بالموظفين والشركة. تنقسم حلول الوثائق إلى ثلاثة أقسام رئيسية: وثائقي، مشاركة الوثائق وإدارة الوثائق. يخدم كل قسم غرضاً محدداً ويوفر وظائف مختلفة.

وثائقي
يتيح هذا القسم للمستخدمين إمكانية إدارة وثائقهم الشخصية، مثل الشهادات، وخطابات الخبرة، والملفات الشخصية الأخرى.

الإجراءات

إضافة وثيقة جديدة:

1. انقر على زر "+إضافة"

2. قم بتعبئة تفاصيل الوثيقة، بما في ذلك:

3. اسم الوثيقة

4. نوع الوثيقة (مثل جواز السفر، خطاب الخبرة، إلخ)

5. تاريخ انتهاء صلاحية الوثيقة (إن وجد)

6. إرفاق ملف الوثيقة (الصيغ المسموح بها: pdf, doc, docx, xls إلخ)

7. انقر على "إنشاء وثيقة".

تعديل الوثيقة:

1. انقر على زر "تعديل" بجوار الوثيقة التي ترغب في تعديلها.

2. قم بتحديث الحقول المطلوبة.

3. احفظ التغييرات.

حذف الوثيقة:

1. اختر الوثيقة التي تريد حذفها.

2. انقر على زر "حذف" وقم بتأكيد الإجراء.

مشاركة الوثائق

يعرض هذا القسم الوثائق التي تمت مشاركتها عبر الشركة، مثل سياسات الشركة، كتيبات الموظفين، والوثائق الأساسية الأخرى.

عرض الوثائق المشتركة:

• ببساطة انقر على عنوان الوثيقة لعرض محتواها.

تعديل الوثائق المشتركة:

• يمكن للمسؤولين تعديل الوثائق المشتركة بالنقر على زر "تعديل" بجوار الوثيقة.

• قم بتحديث أي معلومات ذات صلة واحفظ التغييرات.

البحث في الوثائق المشتركة:

• استخدم شريط البحث للعثور بسرعة على وثائق معينة ضمن قسم مشاركة الوظائف.

إدارة الوثائق (لمسؤولي الحساب فقط)

هذا القسم متاح فقط لمسؤولي الحساب، ويسمح لهم بإدارة جميع الوثائق داخل المنشأة.

الإجراءات

إضافة وثيقة

1. انقر على زر "إضافة وثيقة".

2. قم بملء التفاصيل مثل:

   • المالك (حدد الموظف الذي يملك الوثيقة)

   • اسم الوثيقة

   • نوع الوثيقة

   • تاريخ الانتهاء

   • الملف المرفق (قم بتحميل الوثيقة)

3. قم بتحديد خيار "وثيقة الشركة" إذا كان ذلك ينطبق.

4. انقر على "إنشاء وثيقة" لإنهاء العملية.

تعديل الوثائق

1. انقر على زر "تعديل" بجانب الوثيقة الذي ترغب في تعديله.

2. قم بتحديث الحقول حسب الحاجة.

3. احفظ التغييرات.

عرض الوثائق

1. انقر على زر "عرض" بجانب الوثيقة للاطلاع على تفاصيله.

حذف الوثيقة

1. حدد الوثيقة المطلوبة وانقر على "حذف" لإزالته من النظام.

تصفية الوثائق

1. استخدم خيارات التصفية لعرض الوثائق بناءً على معايير محددة، مثل:

   • نوع الوثيقة

   • المالك

   • تاريخ الانتهاء

   • وغيرها من المعايير.