التكامل مع منصة مُقيم : ZenHR

التكامل مع منصة مُقيم

يسعدنا أن نعلن عن تكامل نظام ZenHR مع منصة مقيم في المملكة العربية السعودية. مقيم هي بوابة إلكترونية تسهل عمليات التوثيق الرسمية للمقيمين في المملكة، وتوفّر بيانات عن الموظفين المقيمين لأصحاب العمل وتمكّنهم من إجراء مختلف المعاملات الرسمية المتعلقة بالتأشيرات والإقامة وجواز السفر.

يتيح لك تكامل ZenHR مع منصة مقيم إتمام الإجراءات التالية:

إصدار إقامة
تجديد إقامة
نقل إقامة
إصدار تأشيرة خروج وعودة
إلغاء تأشيرة خروج وعودة
تمديد تأشيرة خروج وعودة
إعادة طباعة تأشيرة خروج وعودة
إصدار تأشيرة خروج نهائي
إلغاء تأشيرة خروج نهائي
تمديد صلاحية جواز السفر
تجديد جواز السفر

TABLE OF CONTENTS

كيفية تفعيل هذا التكامل
صفحة إدارة مقيم
إشعارات البريد الإلكتروني لمقيم
عرض أحداث مقيم
إيقاف تكامل مقيم
قسم الإقامات في صفحة منشىء التقارير المخصصة

الأدوار المضافة حديثاً لإدارة تكامل مقيم

تم إضافة دوري "مسؤول مقيم" و"قراءة معلومات مقيم" إلى فروع المملكة العربية السعودية فقط.

مسؤول مقيم:

يتيح هذا الدور الجديد للمستخدمين إمكانية الوصول الكامل إلى الصفحات المتعلقة بـمقيم، مثل صفحة إدارة مقيم بأقسامها المختلفة.

قراءة معلومات مقيم:

يتيح هذا الدور للمستخدمين مشاهدة الصفحات المتعلقة بمقيم، مثل صفحة إدارة مقيم بأقسامها المختلفة فقط. لن يتمكن المستخدمون من إتمام أية إجراءات، حيث سيتم إخفاء عمود الإجراءات من كافة الصفحات. لن يتمكن المستخدمون بهذه الصلاحية من استيراد الإقامات أو إصدار الإقامات أو إضافة الإقامات الحالية في صفحة إدارة مقيم.

يمكن تعيين هذه الأدوار للمستخدمين في صفحة معلومات المستخدم.

كيفية تفعيل هذا التكامل

قائمة المستخدم ← تفضيلات النظام ← تهيئة التكامل ← تهيئة تكامل مقيم

في صفحة تهيئة تكامل مقيم، يجب أن يتم تفعيل التكامل مع مقيم على ZenHR لتتمكن من القيام بأي إجراءات. يمكن لمسؤول الحساب الرئيسي فقط القيام بهذا الإجراء.

في هذه الصفحة، انقر زر "تفعيل" ثم قم بإدخال اسم المستخدم وكلمة السر الخاصين بمستخدم مقيم.

فور تفعيل التكامل، سيتمكن المستخدمون من تعديل معلومات تسجيل الدخول من خلال النقر على "تعديل معلومات تسجيل الدخول لحساب مقيم" الموجودة في أسفل صفحة تهيئة تكامل مقيم، حيث ستظهر بعد ذلك شاشة تتيح للمستخدمين إضافة معلومات تسجيل الدخول الجديدة وسيتم تعديل المعلومات عند نقر الزر "الربط باستخدام معلومات الدخول الجديدة".

صفحة إدارة مقيم

القائمة الرئيسية ← موظفين ← شؤون الموظفين ← إدارة مقيم

في صفحة إدارة مقيم، وفي حال عدم وجود إقامات على حسابك مسبقاً، يمكنك إضافة إقامات حالية وإصدار إقامة واستيراد الإقامات.

بمجرّد اتّخاذ أي من الإجراءات الظاهرة على الصفحة، يمكنك تعبئة كافة المعلومات المطلوبة لاستكمال الإجراءات المرغوبة.

في صفحة إدارة مقيم، توجد أربع علامات تبويب، الإقامة ، تأشيرة الخروج والعودة، تأشيرة الخروج النهائي، وجواز السفر، حيث يمكنك القيام بإجراءات مقيم المختلفة.

أقسام الإقامات

بعد إضافة إقامات الموظفين من خلال الصفحة السابقة، يمكنك القيام بعدة إجراءات من خلال أقسام صفحة الإقامات التالية:

إصدار وتجديد ونقل الإقامات وإضافة إقامات موجودة حالياً.
إصدار وإلغاء وتمديد وإعادة طباعة تأشيرة الخروج والعودة.
إصدار وإلغاء تأشيرة الخروج النهائي.
تجديد جواز السفر وتمديد صلاحيته.

في جدول البيانات، ستتمكن من الاطّلاع على نوع إجراء مقيم تحت كل قسم. سيتم تسجيل أي إجراء يتم اتّخاذه في الصفحة المتعلقة بالإجراء. على سبيل المثال، إذا تم تنفيذ إجراء لإصدار تأشيرة خروج وعودة فسيتم إضافة الإجراء إلى قسم تأشيرة الخروج والعودة في صفحة إدارة مقيم.

كما وستكون حالة الإقامة (فعّالة، منتهية، ستنتهي قريباً) ظاهرة أيضاً. ستتحول حالة الإقامة إلى "ستنتهي قريباً" حين يصل عدد الأيام المتبقية لتاريخ انتهاء الصلاحية إلى عدد الأيام التي تمت إضافتها في إعدادات الإشعارات.

في قسم الإقامات، يمكن للمستخدم أيضاً إضافة الإقامات الموجودة مسبقاً عبر نقر الزر "إضافة الإقامة الحالية" ومن ثم إدخال كافة المعلومات المطلوبة.

بمجرد أن تصبح حالة مقيم "فعّالة" لا يمكن للمستخدم إجراء أية تعديلات على سجل الإقامة.

إذا كان رقم الإقامة مضاف في المعلومات الشخصية للموظف في ملفه الشخصي فسيتم استخراج الرقم من الملف ويمكن تعديله إذا لزم الأمر. في حال تغيّر رقم الإقامة فسوف ينعكس ذلك على الملف الشخصي للموظف.

سيتم أيضاً استخراج رقم جواز السفر من المعلومات الشخصية للموظف في ملفه الشخصي، ولكن إذا تم تعديل الرقم ستظهر لك رسالة لتأكيد تغيير رقم جواز السفر في كل مكان على النظام.

سيتم أيضاً استخراج تاريخ انتهاء صلاحية جواز السفر من المعلومات الشخصية للموظف في ملفه الشخصي، ولكن إذا تم تعديل الرقم ستظهر لك رسالة لتأكيد تغيير تاريخ انتهاء صلاحية جواز السفر في كل مكان على النظام.

يمكن للمستخدمين أيضاً تحميل الإقامة بصيغة PDF.

يمكن استيراد الإقامات من خلال النقر على زر "استيراد الإقامات". ستظهر بعد ذلك شاشة استيراد الإقامات حيث يمكن للمستخدمين استيراد تفاصيل الإقامة، علماً بأنه ستحل محل البيانات التي تمت إضافتها مسبقاً.

قسم تأشيرة الخروج والعودة

يمكنك هنا إصدار وإلغاء وتمديد وإعادة طباعة تأشيرة الخروج والعودة.

إذا كان نوع الإجراء "تمديد" فستظهر المدة السابقة والمدة الجديدة التي تم تحديثها.

قسم تأشيرة الخروج النهائي

تتعلق البيانات الموضّحة في هذه الصفحة بإصدار وإلغاء تأشيرة الخروج النهائي.

قسم جواز السفر

تتعلق البيانات الموضّحة في هذه الصفحة بتمديد صلاحية وتجديد جوازات السفر.

إشعارات البريد الإلكتروني لمقيم

قائمة المستخدم ← تفضيلات النظام ← تهيئة عامة ← تهيئة الاشعارات

في صفحة تهيئة الاشعارات، يمكن للمستخدم تفعيل الاشعارات المتعلقة بأية إقامات ستنتهي قريباً. لتفعيل الاشعارات باستخدام زر "تفعيل الاشعارات" الموجود أسفل "انتهاء صلاحية الإقامة" وأدخل عدد الأيام قبل انتهاء الصلاحية ليتم إشعار المستخدمين.

سيتلقى المستخدمون بعد ذلك إشعاراً بانتهاء الإقامة عبر البريد الإلكتروني، بناءً على عدد الأيام قبل انتهاء الصلاحية.