تُعد ميزة دورات التغذية الراجعة (Feedback Cycles) إحدى الميزات القوية ضمن حلول تقييم الأداء في ZenHR، حيث تساعد المنشآت على جمع تغذية راجعة منظمة من مصادر متعددة للحصول على فهم أكثر شمولاً لأداء الموظفين.

سواء كنت ترغب في إجراء تقييم 360 درجة، أو تقييم يقوده المدير المباشر، أو تقييم بين الزملاء، تتيح لك دورات التغذية الراجعة إنشاء عمليات تقييم مخصصة، وتعيين المقيّمين، وبناء الاستبيانات، وتحليل النتائج من مكان واحد.

سيرشدك هذا الدليل إلى كيفية إنشاء وإدارة دورات التغذية الراجعة، وتقديم التغذية الراجعة، ومراجعة النتائج داخل ZenHR.

1. الوصول إلى دورات التغذية الراجعة

للوصول إلى دورات التغذية الراجعة:

• القائمة الرئيسية ← تقييم الأداء.

• ثم اختر "دورات التغذية الراجعة" ضمن قسم تقييم الأداء..

2. أقسام دورات التغذية الراجعة

تعتمد الأقسام/علامات التبويب الظاهرة في هذه الصفحة على دورك وصلاحياتك:

• طلبات التقييم - تعرض جميع طلبات التغذية الراجعة الموكلة إليك. ومن خلالها يمكنك تقديم تقييم لمديرك المباشر أو زملائك أو مرؤوسيك أو لنفسك.

• نتائج تقييمي - تعرض التغذية الراجعة التي قدمها الآخرون عنك، بما في ذلك تقييمات المدير المباشر والزملاء والمرؤوسين.

• إدارة دورات التقييم - تظهر للمستخدمين الذين لديهم صلاحية إنشاء أو عرض الدورات، والتي يمكن ضبطها من خلال: تفضيلات النظام ← الأدوار والصلاحيات، كما تظهر للمديرين المباشرين إذا تم تفعيل خيار مشاركة النتائج معهم.

• النماذج والمسودات - تعرض دورات التغذية الراجعة التي قمت بحفظها كقوالب لإعادة استخدامها لاحقاً، بالإضافة إلى الدورات غير المكتملة التي تم حفظها كمسودات.

3. إنشاء دورة تغذية راجعة

يتم إنشاء دورة التغذية الراجعة من خلال مجموعة من الخطوات المتتابعة. يمكنك حفظ تقدمك في أي مرحلة ومتابعة الإعداد لاحقاً من خلال قسم/علامة تبويب النماذج والمسودات.

الخطوة الأولى: إدخال المعلومات الأساسية

ابدأ بتحديد المعلومات الأساسية للدورة:

• عنوان الدورة

• الوصف

• فترة التقييم

• كما يمكنك اختيار ما إذا كان المدراء المباشرون سيتمكنون من الاطلاع على نتائج التغذية الراجعة الخاصة بموظفيهم.

الخطوة الثانية: معايير التقييم

1. اختيار نوع التقييم

اختر أحد أنواع التقييم التالية:

• تقييم 360 درجة - تغذية راجعة من المديرين والزملاء والمرؤوسين والتقييم الذاتي.

• تقييم 180 درجة - تغذية راجعة من المدير والتقييم الذاتي أو أي مجموعة محدودة من المقيّمين.

• تقييم أحادي الاتجاه - تغذية راجعة من مجموعة تقييم واحدة فقط.

2. تحديد عدد المقيّمين

حدد عدد المقيّمين المطلوبين من كل فئة.

• يتم اختيار المرؤوسين تلقائياً وعشوائياً بواسطة النظام لضمان العدالة وتقليل التحيز.

• يتم اختيار الزملاء يدوياً في خطوة لاحقة.

3. تحديد أوزان التقييم

حدد وزن مساهمة كل فئة من المقيّمين في النتيجة النهائية.

مثال:

• المدير المباشر: 50%

• الزملاء: 30%

• المرؤوسون: 20%

يجب أن يساوي مجموع الأوزان 100%.

ملاحظة: لا يتم احتساب التقييم الذاتي ضمن النتيجة النهائية، وإنما يتم عرضه للمقارنة فقط.

الخطوة الثالثة: اختيار الموظفين الذين سيتم تقييمهم

اختر الموظفين الذين سيتم تقييمهم ضمن هذه الدورة.

يمكنك:

• إضافة موظف واحد

• إضافة عدة موظفين دفعة واحدة

• إضافة الموظفين باستخدام المجموعات

الخطوة الرابعة: تعيين الزملاء المقيّمين

قم باختيار الزملاء الذين سيقدمون التغذية الراجعة لكل موظف. ولتسهيل العملية يمكنك:

• تحديد عدة موظفين في الوقت نفسه.

• تعيين نفس مجموعة الزملاء المقيّمين لجميع الموظفين المحددين دفعة واحدة.

تُعد هذه الطريقة مفيدة بشكل خاص للموظفين الذين يعملون ضمن الفريق نفسه.

يمكنك حفظ الدورة كمسودة في أي وقت ومتابعة الإعداد لاحقاً.

الخطوة الخامسة: إنشاء استبيان التغذية الراجعة

قم بإنشاء الاستبيان الذي سيجيب عليه المقيّمون. يمكنك:

• استخدام أحد نماذج التغذية الراجعة الجاهزة.

• إنشاء استبيان مخصص من الصفر.

أنواع الأسئلة المدعومة

يمكنك إضافة:

• أسئلة التقييم بالنقاط أو الدرجات

• الأسئلة المفتوحة

مما يتيح لك جمع نتائج رقمية قابلة للقياس بالإضافة إلى الملاحظات النوعية التفصيلية.

الخطوة السادسة: مراجعة الدورة وإطلاقها

قبل إطلاق الدورة، ستظهر لك صفحة ملخص شاملة تتضمن:

• تفاصيل الدورة

• إعدادات التقييم

• الموظفين المختارين

• المقيّمين المعينين

• أسئلة الاستبيان

يمكنك إجراء أي تعديلات مطلوبة، ثم الضغط على "بدء دورة التغذية الراجعة" لإطلاق الدورة.

4. تقديم التغذية الراجعة

عند تعيينك كمقيّم:

• ستصلك إشعارات.

• سيظهر طلب تقييم جديد ضمن قسم/تبويب طلبات التقييم.

لتقديم التغذية الراجعة:

1. افتح قسم/تبويب طلبات التقييم.

2. اضغط على "تقديم التغذية الراجعة" بجانب الطلب.

3. أكمل الاستبيان.

4. أرسل إجاباتك.

يمكنك أيضاً إكمال طلبات التقييم من خلال تطبيق ZenHR للجوّال. 

وفي حال لم تتمكن من إكمال التقييم مباشرة، يمكنك حفظ الإجابات كمسودة والعودة إليها لاحقاً.

5. مراجعة نتائج التغذية الراجعة

يمكن للمسؤولين والمديرين المخولين الوصول إلى النتائج من خلال قسم/تبويب إدارة دورات التقييم.

لمراجعة النتائج:

1. افتح إدارة دورات التقييم.

2. ابحث عن دورة التغذية الراجعة المطلوبة.

3. انقر الزر "عرض".

ستظهر قائمة بجميع الموظفين المشمولين في الدورة. ولكل موظف يمكنك:

• عرض النتائج التفصيلية.

• تنزيل تقرير التغذية الراجعة.

• إرسال تذكيرات للمقيّمين الذين لم يكملوا التقييم.

• استبعاد الموظف من الدورة عند الحاجة.

لوحة نتائج الموظف

يمتلك كل موظف لوحة نتائج مخصصة تعرض صورة شاملة عن التغذية الراجعة الخاصة به. وتتضمن:

• النتيجة النهائية الإجمالية.

• النتائج حسب فئة المقيّمين.

• الردود الفردية.

• ملاحظات الأسئلة المفتوحة.

• نتائج التقييم الذاتي (عند تفعيله).

كما يمكنك مقارنة النتائج الحالية بنتائج دورات التغذية الراجعة السابقة لمتابعة التطور واتجاهات الأداء عبر الوقت.

يساعد ذلك المديرين وفرق الموارد البشرية على تحديد نقاط القوة وفرص التحسين ومتابعة النمو المهني للموظفين على المدى الطويل.