تقوم ميزة إجراءات ما قبل الإجازة والعودة منها  في ZenHR بتبسيط وإدارة إجازات الموظفين من البداية وحتى العودة للعمل.

تضمن ميّزة إجراءات ما قبل الإجازة أن الموظف قد أنجز جميع الخطوات المطلوبة قبل بدء إجازته. يمكن للمسؤولين متابعة ما إذا كان الموظف قد أنهى المهام المعلّقة أو الموافقات، وأعاد عُهد الشركة، وحصل على الموافقات المطلوبة من الأقسام المعنية.

أما ميّزة العودة من الإجازة فتبسّط عملية العودة إلى العمل، حيث يمكن للموظفين تأكيد موعد العودة مباشرة من خلال ZenHR، مما يضمن انتقالاً سلساً للعمل وتوثيقاً دقيقاً داخل النظام.

تساعد هذه الميزات فرق الموارد البشرية على الاحتفاظ بسجلات واضحة، وضمان الامتثال، وأتمتة مرحلة الإجازة كاملةً من الإجراءات المسبقة وحتى استئناف الدوام.

كيفية إنشاء سير عمل إجراءات ما قبل الإجازة

لإنشاء أو إدارة مسارات عمل إجراءات ما قبل الإجازة للموظفين:

•  قائمة المستخدم ← تفضيلات النظام ← تهيئة إدارية ← نماذج سير العمل ← إجراءات ما قبل الإجازة

• في صفحة نماذج سير العمل، اذهب إلى علامة التبويب تصفية مستحقات الإجازة.

• في هذه الصفحة، يمكنك عرض وإنشاء وتعديل مسارات العمل التي يتم إرسالها تلقائياً للموظفين، وتهدف هذه المسارات إلى التأكد من استكمال الموظف لجميع المتطلبات قبل بدء الإجازة، مثل إنهاء المهام المعلّقة، إعادة العُهد، والحصول على الموافقات،  مما يضمن عملية واضحة ومنظّمة وسهلة للجميع.

الخطوة 1: إعدادات سير عمل إجراءات ما قبل الإجازة ومحفّزاته

ابدأ بإعداد المحفّزات الخاصة بتشغيل سير عمل إجراءات ما قبل الإجازة:

1. الحد الأدنى لأيام الإجازة: حدّد عدد الأيام المطلوب لتفعيل سير عمل الإجراءات تلقائياً.

2. وقت الإرسال التلقائي:اختر الوقت الذي يتم فيه إرسال سير عمل الإجراءات للموظف بشكل تلقائي.

3. نوع الإجازة: اختر نوع الإجازة التي ينطبق عليها سير العمل هذا، مثل الإجازة السنوية أو غير المدفوعة.

هذه الإعدادات تساعد في ضمان تشغيل سير العمل فقط عند الحاجة ولنوع الإجازة المناسب.

الخطوة 2: إعدادات سير عمل العودة من الإجازة ومحفّزاته

يمكنك أيضاً إعداد المحفّزات المرتبطة بسير عمل استئناف الدوام:

1. الحد الأدنى لأيام الإجازة حدّد الحد الأدنى لعدد الأيام التي تفعّل سير عمل استئناف الدوام.

2. خيارات التفعيل التلقائي: اختر الطريقة التي يتم من خلالها تشغيل سير عمل استئناف الدوام:

• أول حركة دوام للموظف: يتم تفعيل سير العمل تلقائياً بمجرد قيام الموظف بأول حركة دوام بعد العودة من الإجازة، دون أي إجراء إضافي.

• طلب العودة من الإجازة من قِبل الموظف: يقوم الموظف بإرسال نموذج العودة من الإجازة يدوياً، متضمناً تاريخ العودة، ليتم إرساله للمسؤولين للموافقة.

• الإرسال التلقائي قبل العودة: يُرسل النظام سير عمل استئناف الدوام تلقائياً قبل تاريخ العودة المتوقع بعدد الأيام الذي تحدده.

• التعديل التلقائي: يمكن للنظام تعديل أيام الإجازة إذا عاد الموظف قبل أو بعد التاريخ المخطط.

تضمن هذه الخيارات عودة سلسة ومنظّمة إلى العمل، مع الحفاظ على دقّة السجلات.

الخطوة 3: المهام

في هذه الخطوة، تحدد المهام المطلوب من الموظف تنفيذها كجزء من إجراءات ما قبل الإجازة.

تشمل المهام الممكنة:

• رفع المستندات: مثل الاتفاقيات، مستندات التسليم، أو أي وثائق أخرى مطلوبة.

• تحميل المستندات: مثل سياسات الشركة أو نماذج سرية المعلومات.

• مهام مخصّصة، مثل:

  • إجراءات الخروج والعودة

  • تفويض المهام خلال الإجازة

  • طلب صرف مكافأة نهاية الخدمة (إن وُجد)

• إعادة العُهد والموجودات: يمكن تحديد جميع الموجودات التي يجب على الموظف إعادتها قبل الإجازة.

بعد إضافة المهام وإكمال جميع الخطوات، انقر الزر "حفظ" ليصبح سير العمل جاهزاً للاستخدام.

إعداد سلسلة الموافقات الخاصة بالعودة من الإجازة 

يمكنك تحديد سلسلة الموافقات المتعلقة بالعودة من الإجازة من خلال صفحة سلسلة الموافقات ضمن تفضيلات النظام. يساعد ذلك في ضمان مرور طلبات العودة من الإجازة استئناف الدوام عبر التسلسل الإداري المناسب قبل اعتمادها نهائياً.