تمكّن حلول رحلات العمل علىZenHR الشركات من إدارة جميع جوانب رحلات العمل والتحكم بها وأتمتتها، بدءاً من إعداد السياسات والموافقات، وصولاً إلى احتساب البدلات اليومية، وطلبات المصاريف، وعمليات السداد. ومع التحسينات الأخيرة، أصبحت حلول رحلات العمل توفر مرونة أكبر، ووضوحا أعلى، وتحكما أقوى في كيفية طلب رحلات العمل واحتسابها ومعالجتها.
تتيح ميزة رحلات العمل لشركتك ما يلي:
تحديد وتطبيق سياسات منظمة للانتداب ورحلات العمل.
تمكين الموظفين من طلب رحلات العمل، واختيار البدلات، وتقديم المصاريف، ومتابعة عمليات السداد بكل شفافية.
إعداد رحلات العمل
قبل أن يتمكن الموظفون من طلب رحلات العمل، يجب على مسؤولي النظام إكمال الإعدادات الأولية وفقاً للخطوات التالية:
تفضيلات النظام← التهيئة المالية ← رحلات العمل ← إعداد انتداب الأعمال
تنقسم صفحة إعداد رحلات العمل إلى أربعة أقسام:
أ) إعدادات البدلات اليومية والرواتب
من خلال هذه الصفحة، يمكنك تحديد طريقة صرف البدلات اليومية، وتحديد نوع الدخل الذي ستظهر تحته في قسيمة راتب الموظف، بالإضافة إلى كيفية عرضها للموظفين.
نوع دخل البدلات اليومية
اختر نوع الدخل لهذه البدلات اليومية ضمن رواتب الموظفين. ستظهر البدلات في قسيمة راتب الموظف إذا تمت معالجتها ضمن الرواتب، أو ضمن الحركات خارج الرواتب إذا تمت معالجتها خارج الرواتب.
طريقة صرف البدلات اليومية
حدد ما إذا كانت العمليات ستتم معالجتها:
داخل الرواتب: تتم تسوية التعويضات ضمن دورة الرواتب.
خارج الرواتب: تتم تسوية التعويضات خارج دورة الرواتب الاعتيادية.
عرض تفصيل البدلات اليومية في قسيمة الراتب
عند تفعيل هذا الخيار، سيتم عرض كل عنصر من عناصر البدلات اليومية (مثل الوجبات أو المواصلات) بشكل منفصل في قسيمة راتب الموظف. وعند تعطيله، سيتم عرض إجمالي مبلغ التعويض فقط تحت نوع الدخل المحدد أعلاه.
عرض قيم البدلات اليومية للموظفين
عند تفعيل هذا الخيار، سيتمكن الموظفون من عرض قيم البدلات اليومية لكل عنصر عند تقديم طلب رحلة عمل.
ب) مصاريف الشركة
حدد حسابات المصاريف المستخدمة عندما تتحمل الشركة مباشرة تكاليف تذاكر السفر أو الإقامة نيابةً عن الموظفين.
نوع مصروف تذكرة السفر
عند قيام الشركة بحجز تذكرة سفر نيابةً عن الموظف، يتم تسجيل التكلفة ضمن نوع مصروف الشركة المحدد هنا، لضمان تتبعها بشكل صحيح في التقارير المالية.
نوع مصروف الإقامة
عند قيام الشركة بحجز إقامة نيابةً عن الموظف، يتم تسجيل التكلفة ضمن نوع مصروف الشركة المحدد هنا.
ج) إشعارات وصلاحيات الموظف
يتيح لك هذا القسم تحديد المصاريف الإضافية التي يمكن للموظفين المطالبة بها خلال رحلة العمل، بالإضافة إلى تحديد موعد إرسال التذكير لهم قبل موعد الرحلة.
المصاريف التي يمكن للموظفين طلبها خلال رحلة العمل
حدد أنواع المصاريف التي يُسمح للموظفين بالمطالبة بها خلال رحلة العمل، مثل تكاليف سيارات الأجرة، أو وجبات العملاء، أو رسوم مواقف السيارات. ستظهر هذه الأنواع كخيارات عند قيام الموظف بتقديم مصاريف إضافية.
حدد عدد الأيام قبل رحلة العمل لإرسال التذكير للموظفين
يتلقى الموظفون إشعاراً تلقائياً قبل بدء رحلة العمل بعدد محدد من الأيام. أدخل عدد الأيام مسبقًا التي ترغب بإرسال التذكير خلالها.
د) أنواع البدلات اليومية
حدد الفئات التفصيلية التي تتكون منها البدلات اليومية للموظفين، مثل الوجبات والمواصلات. سيتم استخدام هذه الفئات في جميع سياسات الانتداب ورحلات العمل.
يتطلب كل نوع من أنواع البدلات اليومية إدخال اسم باللغتين العربية والإنجليزية. ويمكنك إضافة الأنواع أو تعديلها أو حذفها في أي وقت بما يتناسب مع سياسة شركتك.
2. سياسات الانتداب ورحلات العمل
بعد إكمال الإعدادات، يمكنك إنشاء وإدارة سياسات الانتداب ورحلات العمل من خلال:
تفضيلات النظام ← التهيئة المالية ← رحلات العمل ← سياسات الانتداب ورحلات العمل
في صفحة سياسة الانتداب ورحلات العمل، اضغط على "+ إضافة سياسة انتداب ورحلات عمل".
تتضمن كل سياسة ما يلي:
اسم السياسة (على سبيل المثال: سياسة الانتداب ورحلات العمل لقسم المبيعات وتطوير الأعمال)
المسميات الوظيفية التي تنطبق عليها هذه السياسة
خيارات السياسة:
تفعيل السياسة: لتفعيل هذه السياسة أو تعطيلها.
السماح للموظفين بطلب رحلات العمل: لتمكين الموظفين من إرسال طلبات رحلات العمل بأنفسهم.
الملاحظات إجبارية: فعّل هذا الخيار لإلزام الموظفين بإضافة ملاحظة عند تقديم الطلب.
المرفقات إجبارية: فعّل هذا الخيار لإلزام الموظفين برفع مستندات داعمة مع الطلب.
ضمن قسم الوجهات، قم بتحديد وجهة واحدة أو أكثر لرحلات العمل (محلية أو دولية)، مع تفاصيل البدلات اليومية، وخيارات التنقل، وحدود الإقامة الخاصة بها.
رحلات العمل الدولية
حدد دولة المغادرة ودولة الوصول.
اضغط على "إضافة مكون" لاختيار أنواع البدلات اليومية التي يمكن للموظفين طلبها (مثل الطعام، أو المواصلات، أو الإقامة).
حدد طريقة الاحتساب لكل مكون: يومي، لكل ليلة، أو لمرة واحدة.
حدد درجة تذكرة السفر، والحد الأقصى لتكلفة التذكرة، وفئة الفندق، والحد الأقصى لتكلفة الإقامة.
ملاحظة: يُعد تحديد حدود تذكرة السفر والإقامة إلزاميا في حال التخطيط لربط ZenHR مع منصة المسافر (متوفر حاليا داخل المملكة العربية السعودية فقط).
رحلات العمل المحلية
حدد الدولة ومدينة المغادرة ومدينة الوجهة.
اختر أنواع البدلات اليومية وحدد طريقة الاحتساب لكل منها (يومي، لكل ليلة، أو لمرة واحدة).
عند الحاجة، فعّل وسائل التنقل المسموح للموظفين بطلبها، والتي قد تشمل: الطيران، أو المواصلات العامة، أو السيارة، أو القطار، مع تحديد قيمة الدفع لمرة واحدة لكل وسيلة.
حدد درجة تذكرة السفر، والحد الأقصى لتكلفة التذكرة، وفئة الفندق، والحد الأقصى لتكلفة الإقامة.
طلب رحلات العمل من قبل الموظفين
يمكن للموظفين تقديم طلبات رحلات العمل من خلال منصة ZenHR على الويب أو عبر تطبيق ZenHR على الجوال.
طريقة الوصول
الويب: الصفحة الرئيسية ل ZenHR ← الموافقات والطلبات ← + إضافة طلب ← رحلات العمل
تطبيق الجوال: افتح تطبيق ZenHR ← (+) ← رحلات العمل
خطوات تقديم الطلب
اضغط على "طلب رحلة عمل".
أدخل تفاصيل الرحلة: نوع السفر، والوجهة، والتواريخ.
اختر عدد الأيام والليالي للرحلة.
اختر نوع وسيلة التنقل.
أضف أي تكاليف إضافية عند الحاجة.
أرفق الملاحظات والمستندات الداعمة.
قم بإرسال الطلب.
الموافقة على رحلات العمل
تخضع جميع طلبات رحلات العمل لدورة موافقات محددة مسبقًا. بعد تقديم الطلب، يتم تحويله إلى الجهات المعنية بالموافقة. ويتلقى الموظف إشعارًا بمجرد الموافقة على الطلب أو رفضه.
طريقة الوصول
الويب:
لوحة تحكم ZenHR ← الموافقات والطلبات ← الموافقات ← رحلات العملتطبيق الجوال:
افتح تطبيق ZenHR ← الموافقات ← رحلات العمل
تتضمن الحركة جميع تفاصيل الرحلة، وتفصيل البدلات اليومية، والمصاريف الإضافية، وجميع المستندات المرفقة.
يقوم النظام تلقائيا بالتحقق من المسمى الوظيفي للموظف، وتحديد قيم البدلات اليومية بناءً على السياسة المطبقة، وضمان الاتساق في جميع عمليات احتساب التعويضات.
التكاليف الإضافية
يمكن للموظفين طلب تكلفة إضافية بعد الموافقة على رحلة العمل واكتمالها. تخضع هذه الطلبات لنفس دورة الموافقات الخاصة بطلب الرحلة الأصلي.
إذا كان نوع المصروف الإضافي يتطلب ملاحظات أو مرفقات إلزامية، فيجب على الموظفين تضمينها مع الطلب. وستظهر هذه الطلبات ضمن صفحة إدارة الحركات المالية وكذلك ضمن معاملة رحلة العمل.
طريقة طلب المصاريف الإضافية
الويب:
اذهب إلى القائمة الرئيسية ← الموافقات والطلبات← طلباتي ← رحلات العمل
ثم اضغط على "إضافة تكلفة إضافية".
تطبيق الجوال:
إذهب إلى الحركات ← اختر رحلة العمل
ثم مرّر للأسفل واضغط على "+ طلب مصاريف إضافية".
إدارة رحلات العمل
يتمتع مسؤولو النظام بإمكانية الوصول إلى صفحة مركزية لإدارة رحلات العمل، مما يتيح لهم تتبع وإدارة وتحديث جميع رحلات العمل الخاصة بالموظفين على مستوى المؤسسة.
تتبع رحلات العمل: عرض جميع طلبات رحلات العمل مع تفاصيل مثل اسم الموظف، والتواريخ، والوجهة، وحالة الطلب.
إضافة رحلات عمل للموظفين: يمكن لمسؤولي النظام إضافة رحلات عمل مباشرةً نيابةً عن الموظفين عند الحاجة.
تعديل وتحديث الرحلات: تعديل التواريخ، أو الوجهات، أو البدلات اليومية في طلبات رحلات العمل الحالية.
إدارة التكاليف الإضافية: إضافة وعرض ومراجعة المرفقات والملاحظات الخاصة بالمصاريف الإضافية.
الأسئلة الشائعة
نوع التكلفة الإضافية التي أحتاجه غير متوفرة، ماذا يجب أن أفعل؟
اذهب إلى:
إعدادات النظام ← أنواع الحركات المالية ← الإيرادات والاقتطاعات
في صفحة الدخل والاقتطاعات، اضغط على زر "إضافة".
قم بتحديد نوع الحركة كـ "دخل"، وحدد التكرار كـ "لمرة واحدة"، ثم قم بتعطيل خيار "يسمح بطلبها" حتى يتمكن الموظفون من المطالبة به فقط من خلال رحلة العمل.
بعد ذلك، انتقل إلى إعداد رحلات العمل وأضفها ضمن "أنواع المصاريف التي يسمح للموظفين بطلبها".
كيف يمكنني جعل الملاحظات أو المرفقات إلزامية للمصاريف الإضافية؟
اذهب إلى:
إعدادات النظام ← أنواع الحركات المالية ← الإيرادات والاقتطاعات
ابحث عن الحركة التي ترغب بتعديلها، ثم قم بتفعيل خيار "إضافة الملف المرفق على الطلب إلزامي" و/أو "الملاحظات إلزامية".
احفظ التغييرات، وسيتم تطبيقها مباشرة على جميع الطلبات المستقبلية.
نوع دخل البدلات اليومية الذي أحتاجه غير متوفر، ماذا يجب أن أفعل؟
اذهب إلى:
إعدادات النظام ← أنواع الحركات المالية ← الإيرادات والاقتطاعات
في هذه الصفحة، اضغط على زر "إضافة"، ثم قم بتحديد نوع الحركة كـ "دخل"، وحدد التكرار كـ "لمرة واحدة"، وقم بتعطيل خيار "يسمح بطلبها".
بعد ذلك، انتقل إلى إعداد رحلات العمل وأضفها ضمن "نوع دخل البدلات اليومية".
نوع مصروف تذكرة السفر أو الإقامة الذي أحتاجه غير متوفر، ماذا يجب أن أفعل؟
اذهب إلى:
إعدادات النظام ← أنواع الحركات المالية ← الدخل والاقتطاعات
في هذه الصفحة، اضغط على "إضافة"، ثم قم بتحديد نوع الحركة كـ "مصروف شركة"، وحدد التكرار كـ "لمرة واحدة".
بعد ذلك، انتقل إلى إعداد رحلات العمل وأضفه ضمن "نوع مصروف تذكرة السفر" أو "نوع مصروف الإقامة".
هل كانت هذه المقالة مفيدة؟
هذا رائع!
شكرًا لك على ملاحظاتك
نعتذر أننا لم نتمكن من إفادتك
شكرًا لك على ملاحظاتك
تم إرسال الملاحظات
نحن نقدر جهودك وسنحاول تحسين المقالة