سياسة سفر الأعمال (سياسة الانتداب ورحلات العمل)
تتيح لك ميزة سياسة سفر الأعمال من ZenHR إدارة وتعيين سياسات المنشأة لسفر الأعمال وتبسيط تخطيط السفر وإدارة النفقات وعمليات إعداد التقارير. تتيح هذه الميزة أيضاَ للموظفين طلب رحلات العمل بالإضافة إلى أماكن الإقامة وتتبع المبالغ المستردة وإنشاء تقارير نفقات السفر.
مع ميّزة سياسة سفر الأعمال:
يمكن للمنشآت وضع السياسات المتعلقة بسفر الأعمال وضمان الامتثال لها.
يمكن للموظفين طلب رحلات العمل وأماكن الإقامة والمواصلات والتكاليف الإضافية وتتبع المبالغ المستردة.
يمكن لمسؤولي الحساب إنشاء تقارير عن نفقات السفر وأنماطه مما يتيح للقسم المالي التأكد من ميزانيته.
TABLE OF CONTENTS
إعداد سياسات سفر الأعمال (انتداب الأعمال)
قائمة المستخدم ← تفضيلات النظام ← تهيئة مالية ← إعداد انتداب الأعمال
في الإعداد الجديد لسفر الأعمال، يمكن لمسؤولي الحساب تحديد ما يلي:
استرداد البدلات اليوميّة: نوع الحركة المالية التي سيتلقاها الموظف.
طريقة الدفع الافتراضية: تحديد طريقة معالجة الدفعة كحركة داخل أو خارج الرواتب.
مصاريف الطيران: تشير إلى مصاريف الشركة التي تتعلق بالطيران.
مصاريف الإقامة: تشير إلى مصاريف الشركة التي تتعلق بالإقامة.
النفقات المسموح بها: النفقات المحددة التي يمكن للموظفين طلب استردادها.
تذكير الموظفين قبل: تذكير الموظفين قبل تاريخ سفرهم.
كيفية إعداد سياسات سفر الأعمال (انتداب الأعمال)
قائمة المستخدم ← تفضيلات النظام ← تهيئة مالية ← إعداد انتداب الأعمال
في صفحة "إعداد انتداب الأعمال" يمكن لمسؤولي الحساب إعداد وتخصيص قواعد وسياسات انتداب أعمال مختلفة للموظفين. قم بتعبئة الحقول التالية:
اسم سياسة سفر الأعمال: حدد اسم السياسة الذي سيختاره الموظفون في منصب معين عند طلب رحلة. سيساعد اسم السياسة هذا في تصنيف القواعد المختلفة وتنظيمها.
المنصب: حدد مناصب وظيفية محددة تريد تضمينها في سياسة سفر الأعمال هذه. يتيح لك ذلك تخصيص السياسة والقواعد بناءً على مناصب الموظفين أو أدوارهم.
البدلات اليومية: يمكن للمسؤول تحديد البدل اليومي الذي يتلقاه كل منصب. يمثل البدل المبلغ اليومي المخصص للوجبات والإقامة والنفقات الأخرى خلال رحلة العمل.
من خلال تحديد هذه القواعد، يمكن لمسؤولي الحساب التأكد بأن الموظفين يعرفون الإرشادات والبدلات المحددة المرتبطة بمناصبهم الوظيفية. ويساعد ذلك في توحيد وأتمتة حساب البدلات اليومية وضمان الامتثال لسياسات المنشأة.
قم بتخصيص سياسات سفر الأعمال الخاصة بالمنشأة بناءً على ما يلي:
السياسات التي تعتمد على المنصب: يمكن لمسؤولي الحساب تحديد السياسات بناءً على مناصب الموظفين، مما يسمح بقواعد ولوائح مخصصة.
خصوصية الوجهة: يمكن تصميم السياسات لتناسب وجهات محددة، مما يضمن توافق إرشادات السفر مع المتطلبات المحلية.
المحلي أو الدولي: بالنظر إلى الأنظمة والممارسات المختلفة، يمكن إنشاء سياسات مخصصة للسفر المحلي أو الدولي.
تخصيص الخيارات: يمكن لمسؤولي الحساب تخصيص خيارات مثل فئة تذكرة الطيران، وسياسة الإقامة، وأسعار البدل اليومي وفقاً لتفضيلات المنشأة.
سفر الأعمال الدولي
اختيار الدولة: يقوم مسؤولي الحساب باختيار دولة المغادرة والوصول للرحلات الدولية، مع أخذ متطلبات السفر العالمية بعين الاعتبار.
درجة تذكرة الطيران: تقديم خيارات درجات تذاكر الطيران (درجة أولى، درجة رجال الأعمال، الدرجة الاقتصادية) لتتناسب مع سياسات سفر المنشأة.
سياسة الإقامة: تحديد معايير الإقامة (على سبيل المثال: تصنيفات الفنادق بحسب عدد النجوم) والحد الأقصى للإنفاق في اليوم/الليلة لإدارة التكاليف بفعالية.
سفر الأعمال المحلي:
اختيار المدينة: يقوم مسؤولي الحساب باختيار مدن المغادرة والوصول للرحلات الداخلية، مما يضمن دقة السياسات.
خيارات المواصلات: يمكن أن تتضمن السياسة وسائل نقل مختلفة (رحلات الطيران، وسائل النقل العام، السيارات، القطارات) لتعكس احتياجات السفر المتنوعة.
معدلات البدل اليومي: تحديد معدلات البدل اليومي لمواقع مختلفة، مع الأخذ في الاعتبار الاختلافات في تكاليف المعيشة بحسب الموقع.
طلب رحلات العمل
قائمة المستخدم ← الرواتب ← رحلات عملي
سيتم إضافة صفحة جديدة للموظفين وهي "رحلات عملي". ستسمح هذه الصفحة للموظفين بتتبع كافة تفاصيل رحلات العمل الخاصة بهم. في هذه الصفحة، يمكن للموظفين طلب رحلة عمل باتباع الخطوات التالية:
في صفحة رحلات عملي، انقر الزر "طلب رحلة العمل".
تحديد سياسة سفر الأعمال: سيُطلب من الموظفين اختيار اسم سياسة سفر الأعمال المحددة مسبقاً والتي تتوافق مع متطلبات رحلاتهم. يضمن هذا الاختيار الالتزام بالقواعد والبدلات المحددة المرتبطة بالسياسة المختارة.
تواريخ الرحلة: سيقوم الموظفون بإدخال التواريخ التي ينوون التواجد فيها في رحلة العمل. ستكون هذه المعلومات حاسمة لتخطيط وتنسيق لوجستيات السفر.
تأكيد البدل اليومي: سيقوم النظام بالتحقق من صحة منصب الموظف وسيقوم تلقائياً بتعيين مبالغ البدل اليومي وفقاً للسياسة. وهذا يضمن الدقة في حساب المبالغ المستردة لكل موظف حسب منصبه.
باتباع هذه العملية، يمكن للموظفين بسهولة طلب سفر الأعمال مع الالتزام بالسياسات المحددة مسبقاً والبدلات اليومية. سيقوم النظام بتبسيط سلسلة الموافقات (سير العمل) بناءً على السياسات وتوجيه الطلب وفقاً لذلك.
إدارة رحلات عمل الموظفين
ستسمح الصفحة الجديدة "إدارة رحلات العمل" لمسؤولي الحساب بتتبع وإدارة جميع رحلات عمل الموظفين في المنشأة. حيث يمكن لمسؤولي الحساب من خلال هذه الصفحة طلب رحلات العمل نيابة عن الموظفين، بالإضافة إلى تتبع رحلات العمل وتحديثها والموافقة عليها.
في هذه الصفحة، يمكن لمسؤولي الحساب القيام بما يلي:
1. تتبع رحلات العمل: سيتمكن مسؤولي الحساب من الوصول إلى عرض شامل لجميع طلبات الموظفين لرحلات العمل. تتضمن الصفحة تفاصيل أساسية مثل اسم الموظف وتواريخ الرحلة والوجهة والحالة.
2. إضافة رحلات نيابة عن الموظفين: يمكن لمسؤولي الحساب طلب رحلات عمل نيابة عن الموظفين عند الضرورة.
3. تعديل رحلات العمل وتحديثها: يمكن لمسؤولي الحساب تعديل رحلات العمل التي تم طلبها وإجراء تغييرات عليها. يتضمن ذلك تعديل مواعيد الرحلة أو تغيير الوجهات أو تحديث البدلات اليومي
موافقات رحلات العمل
بمجرد تقديم طلب رحلة عمل، سيتم إرساله للموافقة عليه إلى سلسلة الموافقات المحددة مسبقاً. بمجرد الموافقة على رحلة العمل أو رفضها، سيتم إشعار الموظف.
طلب تكاليف إضافية بعد الموافقة على رحلة العمل
لا يزال من الممكن طلب تكاليف إضافية بعد الموافقة على رحلة العمل والقيام بها. وسوف تمر بنفس سلسلة الموافقة التي تمر بها رحلة العمل.
في صفحة "رحلات عملي"، انقر على رحلة العمل الموافق عليها التي تريدها، ثم انقر الزر "إضافة تكلفة إضافية".
ستظهر شاشة تتضمن تفاصيل رحلة العمل. هنا، يمكنك طلب أي تكاليف إضافية كانت لديك في رحلة العمل.
تشير هذه التكاليف إلى مقدار الأموال التي دفعها الموظفون أثناء رحلتهم والتي ستقوم الشركة بتعويضهم عنها.
