إيقاف الموظفين عن العمل على ZenHR
تتيح لك ميزة إيقاف الموظفين عن العمل على ZenHR إيقاف الموظفين والتحكم بإجراءاتهم خلال فترة الإيقاف.
TABLE OF CONTENTS
- إيقاف الموظفين عن العمل على ZenHR
- كيفية إيقاف الموظفين عن العمل
- الموظفين الموقوفين عن العمل
- إضافة استئناف لموظف موقوف عن العمل
- إنهاء خدمات موظف موقوف
- تعديل سجل إيقاف أو استئناف
- سحب/إلغاء سجل إيقاف عن العمل أو استئناف
كيفية إيقاف الموظفين عن العمل
الخطوة الأولى: إضافة أسباب الإيقاف
لإيقاف موظف، انتقل إلى قائمة المستخدم ← تفضيلات النظام ← تهيئة إدارية ← أسباب إيقاف الموظفين عن العمل
يعرض عمود "الموظفون الموقوفين عن العمل" عدد الموظفين الموقوفين لكل سبب. عند النقر على الرقم ستفتح نافذة منبثقة تعرض جميع حالات الاإيقاف المعتمدة لهذا السبب.
لإيقاف موظف عن العمل، اتبع الخطوات التالية:
اضغط على "إضافة سبب لإيقاف العمل".
في حقل سبب الإيقاف عن العمل، قدم وصفًا موجزًا لسبب الإيقاف.
قم بتفعيل سبب الإيقاف عن العمل لاستخدامه في إيقاف الموظفين الجدد؛ إذا تم تعطيله، لا يمكنك استخدامه للإيقافات الجديدة، ولكن سيتم الاحتفاظ بالإيقافات السابقة.
في قسم الحقول الإلزامية، اختر ما إذا كنت تريد أن تكون ملاحظات أو مرفقات الإيقاف عن العمل/الاستئناف إلزامية.
في قسم إعداد الإشعارات، يمكنك اختيار تفعيل الإشعارات والتذكيرات. يرجى ملاحظة أن أي معلومات تم إدخالها في إعداد سبب الإيقاف ستكون بمثابة نموذج لهذا السبب عند اختياره لموظف. يمكن تعديل هذه المعلومات لكل موظف على حدة، ويمكنك أيضا إضافة أو إزالة المستخدمين حسب الحاجة عند إيقاف كل موظف لهذا السبب.
قم بتفعيل خيار "إخطار مستلمي الإشعارات عن الإيقاف عن العمل والاستئناف". ثم اختر مستخدمي ZenHR الافتراضيين في قسم "المستخدمين الذين سيتم إخطارهم"، بالإضافة إلى أي "مستلمين خارجيين" (إذا لزم الأمر)، والذين سيستلمون الإشعارات ورسائل البريد الإلكتروني كلما تمت الموافقة على إيقاف عن العمل أو استئناف، أو تعديله، أو إلغاؤه.
لإرسال تذكيرات متكررة لمراجعة سجلات الإيقاف، قم بتفعيل خيار "تذكير المستخدمين بمراجعة إيقاف الموظف عن العمل". اختر المستخدمين من القائمة المنسدلة "المستخدمين الذين سيتم تذكيرهم" وحدد فترة التذكير بالأيام في حقل "ذكر المستخدمين بمراجعة الإيقاف عن العمل كل". سيتم إرسال التذكيرات كلما تم إيقاف موظف لهذا السبب وفقا لفترة التكرار المحددة، بشرط وجود موافقة على الإيقاف ولكن لم يتم تحديد تاريخ استئناف أو إنهاء.
انقر "إضافة".
الخطوة الثانية: إضافة نموذج الموافقة
يخضع سجل إيقاف واستئناف كل موظف لعملية موافقة. بشكل افتراضي، يقوم ZenHR بتعيين المدير المباشر باعتباره المعتمد لمنع التعليق غير المقصود. لتخصيص هذه العملية، انتقل إلى تفضيلات النظام ← تهيئة إدارية ← الموافقات. ابحث عن نموذج الموافقة "إيقاف واستئناف الموظف" واختر "تعديل" في عمود الإجراءات. يمكنك ضبط دورة الموافقة لتناسب احتياجاتك أو تعيين دورات موافقة مختلفة لأسباب إيقاف محددة باستخدام القائمة المنسدلة "نوع الحركة الفرعي". انقر على تحديث تهيئة الموافقات.
الخطوة الثالثة: طلب إيقاف الموظف
من القائمة الجانبية اليمنى، انتقل إلى الموظفين ← شؤون الموظفين ← إيقاف الموظفين عن العمل
انقر على زر إيقاف موظف عن العمل.
في الصفحة الجديدة، قم بإضافة اسم الموظف المراد إيقافه عن العمل.
أضف تاريخ الإيقاف عن العمل.
حدد سبب الإيقاف عن العمل من القائمة المنسدلة.
أضف أي ملاحظات أو مرفقات متعلقة بالإيقاف إذا لزم الأمر.
انقر على التالي.
قم بتفعيل خانة "إيقاف الراتب" لاستبعاد الموظف من الرواتب بدءاً من شهر الإيقاف.
قم بتفعيل خانة "إيقاف التكاليف الاحتياطية" لاستبعاد الموظف من حساب التكاليف الاحتياطية بدءًا من شهر الإيقاف.
لمنع الموظف من تسجيل الدخول إلى حسابه على ZenHR، انقر على "منع وصول الموظف إلى حسابه على ZenHR". إذا لم يتم تقييد الوصول، سيتمكن الموظف من تسجيل الدخول ولكنه لن يتمكن من تقديم طلبات جديدة حتى تاريخ استئناف عمله. في حال تم تقييد الوصول، لن يتلقى الموظف أي رسائل بريد إلكتروني أو إشعارات من ZenHR باستثناء تحديثات الإيقاف والاستئناف.
سيتم ملء حقول "المستخدمون الذين سيتم إخطارهم وتذكيرهم" تلقائياً بناءً على الإعدادات المحددة لسبب الإيقاف المختار، ولكن يمكن تخصيصها لهذا الموظف المحدد.
بمجرد الانتهاء، انقر على زر "إرسال". قم بتأكيد طلبك في النافذة المنبثقة التي تظهر بالنقر على "طلب إيقاف العمل".
سيتم بعد ذلك إرسال الطلب إلى الجهة المعتمدة في دورة الموافقة للمراجعة.
الخطوة الرابعة: الموافقة على طلب الإيقاف عن العمل
بمجرد تقديم طلب الإيقاف عن العمل، سيتلقى المُوافق الأولي والمستخدمون الذين سيتم إخطارهم والمُحددون في دورة الموافقة إشعاراً ورسالة بريد إلكتروني بشأن الطلب. يمكنهم الوصول إلى الطلب من خلال النقر على الإشعار الخاص بطلب الإيقاف أو عن طريق الانتقال إلى صفحة "موافقاتي" عبر قائمة المستخدم في الزاوية العلوية اليسرى. من هناك، يمكن للموافقين الانتقال إلى قسم "إيقاف واستئناف الموظفين" لاتخاذ الإجراءات المناسبة.
انقر على زر "الموافقة على الإيقاف عن العمل" للموافقة على طلب الإيقاف.
بمجرد اتخاذ إجراء (الموافقة أو الرفض)، سيتم إخطار المستخدمين المدرجين في إعداد الإيقاف بإيقاف الموظف عبر البريد الإلكتروني والإشعارات. سيستلم المستلمون الخارجيون بريدًا إلكترونيًا. سيتم إرسال التذكيرات وفقاً للفترة المحددة، وسيتم تفعيل إعداد الإيقاف اعتبارا من تاريخ سريان الإيقاف.
ملاحظة: أثناء انتظار طلب الإيقاف، لا يمكن للمستخدمين حساب راتب الموظف حتى يتم اتخاذ إجراء لتعليق الإيقاف. إذا لم يتم اتخاذ أي إجراء، سيتم إرسال تذكير إلى المُوافق قبل يوم واحد من تاريخ الإيقاف.
ملاحظة: إذا كان الموظف الموقوف جزءًا من دورة الموافقة، فسيتم تجاوزه تلقائيًا وسيتم تحويل الطلب إلى المُوافق التالي بمجرد الموافقة على الإيقاف. إذا كان هو المُوافق الوحيد، فسيتم استبداله بمديره المباشر أو مشرفه.
نماذج رسائل البريد الإلكتروني بعد الموافقة على الإيقاف
نموذج رسالة بريد إلكتروني للموظف الموقوف عن العمل (إذا تم تضمينه في إعداد الإيقاف):
نموذج رسالة بريد إلكتروني للمستخدمين الذين سيتم إخطارهم والذين أدرجوا في إعداد الإيقاف عن العمل:
نموذج رسالة بريد إلكتروني للمستلمين الخارجيين:
الموظفين الموقوفين عن العمل
إيقاف الراتب:
بعد الموافقة على إيقاف الموظف عن العمل وإيقاف راتبه، سيتم استبعاد هذا الموظف من حساب الرواتب بدءًا من راتب شهر الإيقاف وحتى تاريخ استئناف العمل الموافق عليه. ستظهر صفحة إدارة الرواتب الموظف الموقوف حالياً والذي سيتم استبعاده من راتب الشهر الحالي في أعلى الصفحة.
بالنقر على "عرض الموظفين" ستظهر نافذة منبثقة تحتوي على تفاصيلهم:
ملاحظة: إذا تم إيقاف راتب الموظف، يجب حساب التكاليف الاحتياطية الخاصة به باستخدام صفحة "إدارة التكاليف الاحتياطية الشهرية". وبالمثل، يجب إرسال التكاليف الاحتياطية التي يتم إنشاؤها تلقائيا مع الرواتب إلى التكاملات المالية يدويا عند إيقاف الرواتب، وذلك من خلال صفحة "إدارة التكاليف الاحتياطية الشهرية".
إيقاف التكاليف الاحتياطية:
بعد الموافقة على إيقاف الموظف وإيقاف التكاليف الاحتياطية الخاصة به، سيتم استبعاد هذا الموظف من حساب التكاليف الاحتياطية بدءا من راتب شهر الإيقاف وحتى تاريخ استئناف العمل الموافق عليه. ستظهر صفحة "إدارة التكاليف الاحتياطية الشهرية" الموظف الموقوف حاليا والذي سيتم استبعاده من حساب التكاليف الاحتياطية للشهر الحالي في أعلى الصفحة.
عند استئناف عمل الموظف، سيتم حساب التكاليف الاحتياطية تلقائيا وستشمل كامل فترة الإيقاف.
منع وصول الموظفين الموقوفين عن العمل إلى ZenHR:
لن يتمكن الموظفين الموقوفين عن العمل من تسجيل الدخول إلى حسابهم على ZenHR أو تلقي أي رسائل بريد إلكتروني أو إشعارات. إذا لم يتم تقييد وصولهم، فسيظل بإمكانهم تسجيل الدخول وتلقي رسائل البريد الإلكتروني والإشعارات، ولكن لن يتمكنوا من تقديم طلبات جديدة.
إضافة استئناف لموظف موقوف عن العمل:
بعد الموافقة على إيقاف الموظف وعدم طلب تاريخ استئناف له، يمكنك إضافة سجل استئناف للموظف الموقوف باتباع الخطوات التالية:
الخطوة الأولى: طلب استئناف
في صفحة إيقاف الموظفين عن العمل، ابحث عن سجل إيقاف تمت الموافقة عليه والذي ترغب في طلب استئناف له.
في عمود الإجراءات المقابل، انقر على زر الإجراءات ثم اختر "إضافة استئناف" من القائمة المنسدلة.
في قسم إضافة استئناف جديد، املأ تاريخ الاستئناف وأضف أي ملاحظات أو مرفقات (إذا لزم الأمر).
سيتم ملء حقول "المستخدمين الذين سيتم إخطارهم" تلقائيا بناءً على الإعدادات المحددة لسبب إيقاف الموظف، ولكن يمكن تخصيصها لهذا الموظف المحدد.
سيظهر قسم "إيقاف الراتب" فقط إذا كان الموظف موقوفًا وتم إيقاف راتبه خلال فترة الإيقاف. عند إضافة استئناف لهؤلاء الموظفين، يمكنك اختيار إما إبقاء الراتب موقوفًا خلال فترة الإيقاف أو عدم القيام بذلك.
إذا تم تفعيل خيار "إبقاء الراتب متوقف خلال فترة الإيقاف عن العمل"، فبمجرد الموافقة على الاستئناف، ستحتاج إلى إعادة حساب أي أشهر جزئية. سيتم تعويض الموظف جزئيا فقط عن أيام العمل الخاصة به، في حين سيتم خصم فترة الإيقاف من قسيمة راتبه تحت بند "قيمة الفرق في إيقاف العمل".
نموذج قسيمة راتب مع فروقات الإيقاف:
إذا تم إلغاء تفعيل خيار "إبقاء الراتب متوقف خلال فترة الإيقاف عن العمل"، فبمجرد الموافقة على الاستئناف، ستحتاج إلى حساب راتب الموظف يدويًا لفترة الإيقاف. سيتم دفع الراتب بالكامل للموظف عن الفترة بأكملها، ولن يتم إجراء أي خصومات تتعلق بالإيقاف.
انقر على "إضافة" لتقديم طلبك وقم بتأكيده بالنقر على "طلب استئناف العمل" في النافذة المنبثقة التي تظهر.
الخطوة الثانية: الموافقة على طلب الاستئناف
بمجرد تقديم طلب الاستئناف، سيتلقى المُوافق الأولي والمستخدمون الذين سيتم إخطارهم والمُحددون في دورة الموافقة إشعارا ورسالة بريد إلكتروني بخصوص الطلب. يمكنهم الوصول إلى الطلب من خلال النقر على الإشعار الخاص بطلب الاستئناف أو عن طريق الانتقال إلى صفحة "موافقاتي" عبر قائمة المستخدم في الزاوية العلوية اليسرى، ومن هناك، يمكن للموافقين الانتقال إلى قسم "إيقاف واستئناف الموظفين" لاتخاذ الإجراء المناسب.
انقر على زر "الموافقة على استئناف العمل" للموافقة على طلب الاستئناف.
طلبات استئناف متعددة:
في الحالات التي تم فيها رفض طلب الاستئناف الأولي أو سحبه أو إلغاؤه، يمكن للمستخدمين طلب استئناف عمل جديد للموظف الموقوف باتباع نفس الخطوات. عند عرض تفاصيل الاستئناف لهذه السجلات، يمكن عرض جميع طلبات الاستئناف السابقة بالنقر على "التاريخ".
نماذج رسائل البريد الإلكتروني بعد الموافقة على الاستئناف:
نموذج رسالة بريد إلكتروني للمستخدمين الذين سيتم إخطارهم والذين أدرجوا في إعداد الاستئناف:
نموذج رسالة بريد إلكتروني للموظف الموقوف عن العمل (إذا تم تضمينه في إعداد الاستئناف):
نموذج رسالة بريد إلكتروني للمستلمين الخارجيين:
إنهاء خدمات موظف موقوف:
عند إنهاء خدمات موظف موقوف عن العمل وتم إيقاف راتبه، يمكنك اختيار ما إذا كنت ترغب في إبقاء الراتب متوقف خلال فترة الإيقاف عن العمل أو لا في قسم "إيقاف الراتب".
إذا تم تفعيل خيار "إبقاء الراتب متوقف خلال فترة الإيقاف عن العمل"، فبمجرد حساب التسوية، ستحتاج إلى إعادة حساب أي أشهر جزئية غير مدفوعة خلال فترة الإيقاف. سيتم تعويض الموظف جزئيًا فقط عن أيام العمل، بينما سيتم خصم مدة الإيقاف من قسيمة راتبه تحت بند "قيمة الفرق في إيقاف العمل".
نموذج تسوية إنهاء الخدمة مع بند قيمة الفرق في إيقاف عن العمل:
إذا تم إلغاء تفعيل خيار "إبقاء الراتب متوقف خلال فترة الإيقاف عن العمل"، فبمجرد حساب التسوية، ستحتاج إلى حساب راتب الموظف يدوياً لفترة الإيقاف. سيتم دفع الراتب بالكامل للموظف عن الفترة بأكملها، ولن يتم إجراء أي خصومات تتعلق بالإيقاف.
تعديل سجل إيقاف أو استئناف:
الخطوة 1: طلب تعديل:
يمكنك تعديل سجلات إيقاف أو استئناف الموظفين بعد الموافقة عليها، طالما لم يتم خصم فروقات الإيقاف من الرواتب ولم تتأثر التكاليف الاحتياطية بالإيقاف.
لتعديل سجل إيقاف، اتبع هذه الخطوات:
انتقل إلى صفحة إيقاف الموظفين عن العمل.
انقر على زر "عرض" الذي يتوافق مع سجل الإيقاف/الاستئناف الذي ترغب في تعديله.
اختر "عرض تفاصيل الإيقاف عن العمل" لتعديل سجل الإيقاف أو "عرض تفاصيل الاستئناف" لتعديل الاستئناف، مع ملاحظة أنه يجب الموافقة عليها أولاً قبل إجراء أي تعديلات.
في النافذة التي تظهر، انقر على زر "تعديل" في قسم تفاصيل الإيقاف عن العمل أو تفاصيل الاستئناف.
في الخطوة الأولى من صفحة تعديل إيقاف الموظف عن العمل، يمكنك إجراء تعديلات على تاريخ الإيقاف، ملاحظات الإيقاف، والمرفقات.
انقر "التالي".
في الخطوة الثانية من صفحة تعديل إيقاف الموظف عن العمل، يمكنك تعديل إعدادات الإيقاف وإضافة مستخدمين إضافيين إلى قوائم الإخطار والتذكير. ومع ذلك، لا يمكنك إزالة المستخدمين الذين تمت إضافتهم بالفعل إلى سجل الإيقاف الأصلي؛ سيستمرون في تلقي الإشعارات لهذا السجل. عند الموافقة على التعديلات، سيستمر المستخدمون المضافون مسبقًا في تلقي رسائل بريد إلكتروني وإشعارات جديدة فقط في حال تغيير تاريخ الإيقاف، بينما سيتلقى المستخدمون الجدد إشعارا بالإيقاف.
بعد الانتهاء من إجراء التعديلات اللازمة، انقر على "إرسال" وسيمر طلب تعديل الإيقاف عبر دورة الموافقة مرة أخرى.
إذا كنت تقوم بتعديل سجل استئناف، يمكنك تعديل تاريخ الاستئناف وإعدادات إيقاف الراتب وإضافة مستخدمين إضافيين إلى قوائم الإخطار والتذكير. ومع ذلك، لا يمكنك إزالة المستخدمين الذين تمت إضافتهم بالفعل إلى سجل الاستئناف الأصلي؛ سيستمرون في تلقي الإشعارات لهذا السجل. عند الموافقة على التعديلات، سيستمر المستخدمون المضافون مسبقا في تلقي رسائل بريد إلكتروني وإشعارات جديدة فقط في حال تغيير تاريخ الاستئناف، بينما سيتلقى المستخدمون الجدد إشعارا بالإيقاف.
بعد الانتهاء من إجراء التعديلات اللازمة، انقر على "إرسال" وسيمر طلب تعديل الاستئناف عبر دورة الموافقة مرة أخرى.
الخطوة الثانية: الموافقة على التعديلات
بمجرد تقديم طلب التعديل، سيتلقى المُوافق الأولي والمستخدمون الذين سيتم إخطارهم والمُحددون في دورة الموافقة إشعارا ورسالة بريد إلكتروني بخصوص الطلب. يمكنهم الوصول إلى الطلب من خلال النقر على الإشعار الخاص بطلب التعديل أو عن طريق الانتقال إلى صفحة "موافقاتي" عبر قائمة المستخدم في الزاوية العلوية اليسرى. من هناك، يمكن للموافقين الانتقال إلى قسم "إيقاف واستئناف الموظفين" لاتخاذ الإجراءات المناسبة.
انقر على "عرض" في طلب التعديل قيد الانتظار الذي ترغب في اتخاذ إجراء بشأنه.
سيتم عرض التعديلات المطلوبة فقط في طلب التعديل مع قيمتها القديمة والجديدة. لعرض التفاصيل الكاملة للطلب الأصلي، انقر على زر "اضغط هنا" وسيتم توجيهك إلى الطلب الأصلي.
بعد الموافقة على التعديلات، سيتم تطبيقها بنجاح في السجل الموجود على صفحة إيقاف الموظفين عن العمل.
سحب/إلغاء سجل إيقاف عن العمل أو استئناف:
سحب طلب:
إذا قمت بطلب إيقاف أو استئناف لموظف، يمكنك سحب طلبك طالما لم يتم اتخاذ أي إجراء من قبل المُوافقين، دون الحاجة إلى خطوات إضافية. يمكن القيام بذلك عن طريق التوجه إلى صفحة إيقاف الموظفين عن العمل والنقر على "عرض" في السجل المعلق المتعلق بالإيقاف أو الاستئناف، ثم النقر على "سحب الحركة".
طلب إلغاء الإيقاف أو الاستئناف:
في الحالات التي يكون فيها طلب إيقاف عم العمل أو استئناف الموظف قد مر بالفعل بدورة الموافقة، يمكنك طلب إلغائه باتباع الخطوات التالية:
انتقل إلى صفحة إيقاف الموظفين عن العمل.
انقر على زر "عرض" الذي يتوافق مع سجل الإيقاف/الاستئناف الذي ترغب في تعديله.
اختر "عرض تفاصيل الإيقاف عن العمل" لإلغاء سجل الإيقاف أو "عرض تفاصيل الاستئناف" لإلغاء الاستئناف.
انقر على زر "طلب الإلغاء" أسفل الشاشة المنبثقة.
يمكنك أيضًا إلغاء إيقاف الموظف بالنقر على زر الإجراءات المقابل لسجل الإيقاف الذي ترغب في إلغائه واختيار "طلب الإلغاء" من القائمة المنسدلة.
سيمر طلب الإلغاء عبر دورة الموافقة، وإذا تم الموافقة، لن يكون للإيقاف أو الاستئناف أي أثر. إذا تم إلغاء إيقاف الموظف وكان لديه سجل استئناف معتمد، فسيتم إلغاؤه تلقائيا أيضا.