مرونة أكبر في سياسات الإجازات وضوابط أهلية طلب الإجازات

تتضمن حلول إدارة الوقت خيارات إعداد جديدة تمنح فرق الموارد البشرية تحكماً أكبر في تحديد الموظفين المؤهلين لطلب أنواع معينة من الإجازات، وفترات الإشعار المطلوبة قبل تقديم الطلب، والحد الأدنى لمدة بعض أنواع الإجازات.

من خلال هذه الإعدادات، تستطيع المنشآت تهيئة سياسات الإجازات بما يتوافق مع أنظمتها الداخلية ومتطلبات أنظمة العمل المعمول بها. ويمكن لفرق الموارد البشرية:

• تحديد الحد الأدنى لمدة طلب الإجازات العرضية.

• تقييد أهلية طلب الإجازات العرضية حسب الجنسية أو الجنس أو الديانة أو المستوى التنظيمي.

• تقييد أهلية طلب الإجازات الساعية حسب الجنسية أو الإدارة أو القسم أو المسمى الوظيفي.

• تحديد فترات إشعار مختلفة حسب عدد أيام الإجازة المطلوبة.

• إنشاء معاملات إجازات نيابةً عن الموظفين دون تطبيق قيود فترة الإشعار.

للوصول إلى هذه الإعدادات، انتقل إلى:

القائمة الرئيسية ← تفضيلات النظام ← تهيئة الوقت ← الإجازات والمغادرات

أ. الإجازات العرضية (Casual Vacation)

1. تحديد الحد الأدنى لمدة الإجازة

يمكنك تحديد الحد الأدنى لعدد الأيام التي يجب على الموظف طلبها عند التقدم بطلب نوع معين من الإجازات العرضية.

يُعد هذا الخيار مناسباً لأنواع الإجازات التي تتطلب حداً أدنى من الأيام. فعلى سبيل المثال، قد تشترط المنشأة أن يكون الحد الأدنى لإجازة الوفاة ثلاثة أيام.

كيفية تحديد الحد الأدنى لمدة الإجازة

1. انتقل إلى القائمة الرئيسية ← تفضيلات النظام ← تهيئة الوقت ← الإجازات والمغادرات

2. اختر "الإجازات العرضية".

3. انقر الزر "إضافة إجازة عرضية" لإنشاء نوع جديد، أو افتح نوع إجازة موجود للتعديل.

4. انتقل إلى إعداد الحد الأدنى لمدة الإجازة.

5. أدخل الحد الأدنى لعدد الأيام التي يمكن للموظف طلبها.

6. أكمل أو راجع بقية إعدادات الإجازة.

7. انقر "حفظ".

بعد حفظ الإعداد، لن يتمكن الموظفون من إرسال طلب إجازة يقل عن الحد الأدنى المحدد.

2. تقييد الإجازات العرضية حسب بيانات الموظف

يمكنك تحديد الموظفين المؤهلين لطلب نوع معين من الإجازات العرضية بناءً على البيانات التالية:

• الجنسية

• الجنس

• الديانة

• المستوى التنظيمي

على سبيل المثال، قد تكون إجازة الخدمة الوطنية متاحة فقط للموظفين الذكور من جنسية معينة. وعند ضبط معايير الأهلية المناسبة، ستظهر هذه الإجازة فقط للموظفين الذين تنطبق عليهم الشروط.

كيفية إعداد قيود الأهلية

1. انتقل إلى القائمة الرئيسية ← تفضيلات النظام ← تهيئة الوقت ← الإجازات والمغادرات

2. اختر الإجازات العرضية.

3. انقر على "إضافة إجازة عرضية" أو افتح نوع إجازة موجود.

4. انتقل إلى قسم القواعد الذي يتيح لك تحديد فئات معينة من الموظفين الذين يحق لهم الحصول على هذه الإجازة. 

5. اختر القاعدة المطلوبة:

   • الجنسية

   • الجنس

   • الديانة

   • المستوى التنظيمي

6. حدد القيم المسموح لها لكل معيار.

7. راجع بقية إعدادات الإجازة.

8. انقر حفظ.

بعد حفظ الإعدادات، لن يظهر نوع الإجازة إلا للموظفين المطابقين للشروط المحددة.

3. تهيئة فترات إشعار ديناميكية

يمكنك تحديد فترات إشعار مختلفة بناءً على مدة الإجازة العرضية المطلوبة.

على سبيل المثال:

• طلب إجازة ليوم واحد قد يتطلب إشعاراً مسبقاً لمدة يوم واحد.

• طلب إجازة لمدة عشرة أيام قد يتطلب إشعاراً مسبقاً لمدة سبعة أيام.

يساعد ذلك المنشآت على تطبيق فترات إشعار قصيرة للإجازات القصيرة، وفترات أطول للإجازات الممتدة.

كيفية إعداد فترات الإشعار الديناميكية

1. انتقل إلى القائمة الرئيسية ← تفضيلات النظام ← تهيئة الوقت ← الإجازات والمغادرات

2. اختر "الإجازات العرضية".

3. انقر الزر "إضافة إجازة عرضية" أو افتح نوع إجازة موجود.

4. انتقل إلى إعدادات فترة الإشعار.

5. أضف نطاقاً أو شرطاً لمدة الإجازة.

6. حدد فترة الإشعار المطلوبة لهذا النطاق.

7. كرر العملية لإضافة نطاقات أخرى عند الحاجة.

مثال:

8. راجع جميع القواعد للتأكد من تغطية جميع مدد الإجازات المطلوبة.

9. انقر "حفظ".

عند تقديم الموظف لطلب الإجازة، سيطبق ZenHR تلقائياً فترة الإشعار المناسبة وفقاً لمدة الإجازة المطلوبة.

ملاحظة: عند قيام الموارد البشرية بإنشاء حركة إجازة نيابةً عن الموظف، يتجاوز ZenHR تلقائياً التحقق من فترة الإشعار.

ب. المغادرات

1. تقييد المغادرات حسب بيانات الموظف

يمكنك تعيين نوع معين من المغادرات على فئات محددة من الموظفين وفقاً للبيانات التالية:

• الجنسية

• الدائرة

• القسم

• المسمى الوظيفي

وبذلك لن يتمكن الموظفون إلا من مشاهدة وطلب أنواع الإجازات الساعية التي تنطبق عليهم.

كيفية إعداد القيود

1. انتقل إلى القائمة الرئيسية ← تفضيلات النظام ← تهيئة الوقت ← الإجازات والمغادرات

2. اختر "الإجازات العرضية".

3. اختر "إضافة مغادرة" أو افتح نوعاً موجوداً للتعديل.

4. انتقل إلى قسم القواعد.

5. اختر معيار التقييد:

   • الجنسية

   • الدائرة

   • القسم

   • المسمى الوظيفي

6. حدد القيم المسموح بها.

7. راجع بقية إعدادات الإجازة.

8. انقر حفظ.

بعد حفظ الإعدادات، لن يظهر نوع المغادرة إلا للموظفين الذين تنطبق عليهم الشروط المحددة.

ج. الإجازة السنوية 

1. إعداد فترات إشعار ديناميكية

يمكن الآن تطبيق فترات إشعار مختلفة للإجازة السنوية بحسب عدد أيام الإجازة المطلوبة.

على سبيل المثال:

• طلب إجازة ليوم واحد قد يتطلب إشعاراً مسبقاً لمدة يوم واحد.

• طلب إجازة لمدة عشرة أيام قد يتطلب إشعاراً مسبقاً لمدة سبعة أيام.

يساعد ذلك المنشآت على التخطيط للإجازات الطويلة مع الحفاظ على المرونة في طلبات الإجازات القصيرة.

كيفية إعداد فترات الإشعار للإجازة السنوية

1. انتقل إلى القائمة الرئيسية ← تفضيلات النظام ← تهيئة الوقت ← الإجازات والمغادرات

2. اختر "الإجازة السنوية".

3. اختر سياسة الإجازة السنوية المطلوب تعديلها.

4. انتقل إلى إعدادات فترة الإشعار.

5. أضف نطاقاً أو شرطاً لمدة الإجازة.

6. حدد فترة الإشعار المطلوبة لهذا النطاق.

7. أضف نطاقات إضافية عند الحاجة.

8. راجع القواعد للتأكد من تغطية جميع مدد الإجازات المطلوبة.

9. انقر "حفظ".

سيطبق ZenHR تلقائياً فترة الإشعار المناسبة عند قيام الموظف بتقديم طلب الإجازة السنوية.

ملاحظة: عند قيام الموارد البشرية بإنشاء حركة إجازة سنوية نيابةً عن الموظف، يتجاوز ZenHR تلقائياً التحقق من فترة الإشعار.